De raad neemt in openbaarheid het besluit om achter gesloten deuren te vergaderen. Hiertoe wordt een apart raadsbesluit opgemaakt waarover de raad een besluit neemt. Het raadsbesluit legt geheimhouding op de (eventuele) bijbehorende stukken en hetgeen dat wordt besproken tijdens het geheime agendapunt. Dit alles voor zover het college dat nog niet heeft gedaan. Alleen als hiertoe in meerderheid besloten wordt, kan met gesloten deuren worden vergaderd.
Van een besloten vergadering wordt een aparte besluitenlijst opgesteld. In de besluitenlijst worden naast het genomen besluit en de stemming, in ieder geval de namen van alle aanwezige raads-, burger- en collegeleden en eventuele andere aanwezigen opgenomen. Ook wordt melding gemaakt van de grondslag om met gesloten deuren te vergaderen.
Raads-, burger- of collegeleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Voor de besluitenlijst maakt de voorzitter melding van leden die tijdens de besloten vergadering aankomen of vertrekken.
Besluit de raad tot een besloten vergadering, dan geldt vanaf dat moment van rechtswege geheimhouding op alle woorden die gesproken worden, totdat de raad de geheimhouding opheft.
Van de besloten vergadering wordt een geluidsopname gemaakt, deze geluidsopname wordt bewaard door de griffie totdat de geheimhouding op wat besproken is wordt opgeheven.
Besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden besloten gepubliceerd in het raadsinformatiesysteem.
Besluitenlijsten van besloten vergaderingen worden in een volgende besloten vergadering ter vaststelling aangeboden.
Hoofdstuk 4.
Artikel 13
Raadsvergaderingen achter gesloten deuren
Onderdeel van Protocol Geheimhouding Hardinxveld-Giessendam 2025