De gemeenteraad, het college of de burgemeester legt enkel de verplichting tot geheimhouding op als een belang genoemd in artikel 5.1, eerste of tweede lid van de Woo van toepassing is of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is.
De raad, het college of de burgemeester legt terughoudend de verplichting tot geheimhouding op over een compleet stuk. Waar mogelijk wordt informatie die geheim moet blijven in een bijlage opgenomen zodat de informatie die openbaar is ook openbaar kan zijn.
De verplichting tot geheimhouding wordt duidelijk vermeld op het (digitale) stuk. Hierbij wordt onder andere gebruik gemaakt van het watermerk 'geheim'.
In het stuk wordt verplicht een concrete en deugdelijke belangenafweging voor het opleggen van de geheimhouding beschreven.
Bij het besluit tot opleggen van geheimhouding wordt een einddatum vastgesteld. Indien het niet mogelijk is om een concrete datum te bepalen, wordt een objectief bepaalbaar materieel feit genoemd waarop de geheimhouding eindigt, zoals: 'na ondertekening van de koopovereenkomst' of 'bij afronding van het onderzoek'.
De belangenafweging die ten grondslag ligt aan het opleggen van geheimhouding wordt opgenomen in het besluit. Daarbij wordt gemotiveerd welk concreet belang, zoals genoemd in artikel 5.1 van de Woo, in het geding is en waarom dit zwaarder weegt dan het belang van openbaarheid. Een algemene verwijzing naar de Woo is onvoldoende.
Indien slechts een deel van de informatie geheim is, wordt erop toegezien dat ook de naamgeving van het document geen informatie prijsgeeft die onder de geheimhouding valt.
Hoofdstuk 3.
Artikel 5
Opleggen verplichting tot geheimhouding door college, burgemeester of gemeenteraad
Onderdeel van Protocol Geheimhouding Hardinxveld-Giessendam 2025