In deze regeling wordt verstaan onder:
Besluit Informatiebeheer: het Besluit Informatiebeheer gemeente Raalte 2018.
E-mailfaciliteiten: aan medewerkers en bestuurders ter beschikking gestelde faciliteiten waarmee berichten via een elektronische mailbox kunnen worden ontvangen en verzonden.
Bericht: een elektronisch bericht dat via e-mailfaciliteiten wordt uitgewisseld. Verzendinformatie en aan het bericht toegevoegde digitale bestanden maken integraal deel uit van het bericht.
Functionele mailbox: mail(post)bus die door een groep, een organisatieonderdeel of secretariaat gebruikt wordt; gedeelde mail(post)bus waar meerdere medewerkers en/ of bestuurders toegang toe hebben, zodat ontvangen berichten door verschillende personen opgepakt en behandeld kunnen worden. De berichten uit deze mail(post)bus worden handmatig ingevoerd in een applicatie ter verdere afhandeling.
Persoonlijke mailbox: een mail(post)bus die is gekoppeld aan een specifieke medewerker of bestuurder.
Functioneel bericht: een bericht dat gericht is op taken, werkprocessen en werkzaamheden die door een medewerker of bestuurder wordt uitgevoerd.
Geautomatiseerde functionele mailbox: mail(post)bus die fungeert als landplaats voor e-mailberichten die van daaruit automatisch worden ingelezen in een applicatie ter verdere verwerking.
Formeel bericht: een functioneel bericht dat deel uitmaakt van een procedure over een besluit, een privaatrechtelijke (rechts)handeling, een melding of klacht.
Selectielijst e-mailarchivering: een lijst waarmee aan de hand van categorieën soorten informatie een selectie gemaakt kan worden welke informatie voor hoelang bewaard moet blijven of wanneer en of het vernietigd moet worden. De Selectielijst e-mailarchivering is een aanvulling op de Selectielijst archiefbescheiden gemeenten en intergemeentelijke organen (van de VNG).
informatieknooppunt: een knooppunt dat relevant is voor een reconstructie op hoofdlijnen van het overheidshandelen in relatie tot de omgeving; voor het op hoofdlijnen kunnen reconstrueren van het overheidshandelen (nu en later) in relatie tot zijn omgeving is de vraag welke informatie blijvend moet worden bewaard van belang.
Medewerker: degene die aan te merken is als:
persoon met een arbeidsovereenkomst met de gemeente Raalte;
persoon die (betaalde of niet-betaalde) werkzaamheden voor de gemeente Raalte verricht, anders dan op basis van een arbeidsovereenkomst en in het bezit is van een door de gemeente Raalte verstrekt e-mailadres.
Bestuurder: een lid van het college van burgemeester en wethouders;
Sleutelfuncties: een binnen de organisatie van de gemeente Raalte aangewezen functie waarvan de mailbox, gezien de positie in de organisatie, geldt als een belangrijk informatieknooppunt.
Sleutelfunctionaris register: Een register waarbij aan de sleutelfuncties persoonsnamen van de desbetreffende medewerkers en hun plaatsvervangers en persoonsnamen van bestuurders zijn gekoppeld.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies