De organisator dient bij de subsidieaanvraag een projectplan in te dienen inclusief een marketing- en communicatieplan en een sluitende begroting.
Het projectplan bevat in elk geval de volgende onderdelen:
een missie/visie waarin ook is benoemd hoe het evenement onderscheidend en vernieuwend is en een aanvulling op de reeds georganiseerde evenementen in Vlaardingen;
SMART-geformuleerde doelstellingen van het evenement;
een gedetailleerde omschrijving van het evenement, waaronder:
locatie en programmaoverzicht;
omvang;
te verwachten bezoekersaantal;
de doelgroep(en) van het evenement;
hoe invulling wordt gegeven aan de subsidiecriteria genoemd in artikel 6;
toepassing van de richtlijnen on brand evenementen;
hoe invulling wordt gegeven aan een veilig verloop van het evenement;
een planning, met onder andere de aanvraag en doorlooptijd van de evenementenvergunning;
evaluatie van het evenement: hoe en wanneer vindt dit plaats, met welke deelnemers en hoe worden doelstellingen, bezoekersaantal en bereik en waardering gemeten.
Het marketing- en communicatieplan bevat in elk geval de volgende onderdelen:
de marketing- en communicatiedoelstellingen;
de marketing- en communicatieactiviteiten;
mediakeuze en te verwachten mediabereik.
Ten aanzien van de begroting van het evenement geldt:
deze is sluitend en realistisch;
in elk geval is vermeld: inkomsten, uitgaven, waaronder het gevraagde subsidiebedrag, organisatiekosten en -uren, bijdragen van partners, marketing-communicatiebudget;
het marketing- en communicatiebudget is realistisch om de doelstellingen van het evenement te kunnen behalen;
het marketing- en communicatiebudget staat in verhouding tot de overige kosten.
Hoofdstuk 1
Artikel 7.
Het projectplan
Onderdeel van Subsidieregeling evenementen, gemeente Vlaardingen