De procedure van aanvragen en afronden van het project is hieronder geschetst.
Voor het aanvragen gelden de volgende spelregels:
Na indiening doet de gemeente eerst een quickscan om te zien of de aanvraag passend / kansrijk is, en of er nog onderdelen ontbreken of onvoldoende zijn uitgewerkt. Als dat zo is geeft de gemeente een tussenbeoordeling, waarna een verbeterde aanvraag kan worden ingediend. Is een verbetering niet nodig of is een aanvraag niet passend, dan volgt met-een de eindbeoordeling.
Er volgt een eindbeoordeling (toewijzing of afwijzing, met onderbouwing).
Er wordt een overeenkomst opgesteld en de subsidie wordt uitgekeerd.
Halverwege de beoogde doorlooptijd van het project is een tussenevaluatie met de ge-meente. De evaluatie gaat over de financiën (hoe is de subsidie besteed, is dit conform de afspraken) en de resultaten (wordt het projectdoel gehaald). Eventueel geeft de gemeen-te advies voor het vervolg.
Er is een onderscheid tussen het aanvragen van subsidie voor een klein project (max. €1000) of een groot project (max. €10.000). Er is geen minimumbedrag per aanvraag.
Kleine projecten kunnen doorlopend worden ingediend, er is een snelle procedure om tot een beslissing te komen (max. 6 weken).
Ten minste ¼ van het beschikbare jaarbudget is gereserveerd voor kleine projecten.
Grote projecten kunnen eens per jaar worden ingediend, er is een uitgebreidere procedu-re om tot een beslissing te komen (max. 12 weken). Er is de mogelijkheid om meerdere tussenversies van het plan van aanpak in te dienen en te bespreken met de gemeente. Er is de mogelijkheid dat de gemeente meedenkt over externe cofinanciering. Er wordt bij grotere projecten strenger beoordeeld op de impact van het project, omdat het om meer geld gaat. Het gevraagde bedrag moet in verhouding staan tot de verwachte resultaten.
Projecten van meer dan €10.000: het maximale bedrag dat de gemeente bijdraagt uit dit fonds is €10.000. Het is wel mogelijk dat de gemeente bij grotere projecten meedenkt over cofinanciering.