Het gemeentelijk e-mailaccount wordt gezien als een bedrijfsmiddel. Het is niet de bedoeling dat het gemeentelijk e-mailadres gebruikt wordt voor persoonlijke doeleinden. In het geval een medewerker toch privé e-mailberichten verstuurt of ontvangt wordt van hem/haar verwacht dat zij deze e-mailberichten binnen 4 weken vanaf ontvangst of verzending verwijderen uit hun account. Na 4 weken worden de e-mailberichten vastgezet en kunnen zij niet meer verwijderd worden door de medewerker zelf. Indien na deze termijn een e-mailbericht verwijderd moet worden, kan de medewerker een verzoek indienen bij de Selfservicedesk. De informatiebeheerder beoordeelt dit verzoek. Bij geen consensus beslist de directie.