**1..** Binnenkomende e-mailberichten gericht aan gemeentehuis@woerden.nl c.q. stadskantoor@oudewater.nl worden minimaal 1x per werkdag beoordeeld op de status ‘formeel’ of ‘informeel’.
Formele berichten worden door informatiebeheerders geregistreerd in het zaaksysteem of doorgestuurd naar de betreffende teams voor verwerking in hun eigen vakapplicatie. Informele berichten worden direct doorgezonden naar geadresseerde of verwijderd.
**2..** ledere medewerker die op zijn eigen gemeentelijke e-mailaccount een e-mailbericht ontvangt of verzendt, bepaalt op basis van de beschrijving in artikel 1 onder c en g, de status van een e-mailbericht: formeel of informeel (zie ook de bepalingen in artikel 6 van dit protocol). Formele inkomende berichten moeten voordat ze in behandeling worden genomen worden geregistreerd in het zaaksysteem of de aangewezen vakapplicatie. Dit geldt ook voor verzonden formele e-mailberichten.
**3..** Ten behoeve van de verplichte registratie en archivering van formele e-mailberichten is het zaaksysteem Join of een daarvoor aangewezen vakapplicatie beschikbaar.
**4..** In correspondentie, gebruikt voor de gemeentelijke organisatie t.b.v. haar taakuitvoering. (zowel digitaal als op papier) mag geen privé e-mailadres worden vermeld. In plaats daarvan moet ofwel het centrale-emailadres gemeentehuis@woerden.nl of stadskantoor@oudewater.nl), of het eigen gemeentelijke e-mailadres worden gebruikt.
**5..** Een ieder (ook een burger) kan verzoeken om e-mailberichten met persoonlijke gegevens te laten verwijderen. Op een dergelijk verzoek beslist de privacy officer. Hierbij wordt o.a. rekening gehouden met de belangen van de betrokkene, van derden, en van de gemeenten Woerden en Oudewater, alsmede met de bestaande wet- en regelgeving.
**6..** Na afloop van het dienstverband van een medewerker wordt het e-mailaccount gedeactiveerd, terwijl de e-mailberichten in de e-mailbox worden bewaard conform de geldende bewaartermijnen uit de actuele selectielijst rondom e-mailbewaring.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies