Privacy moet in de bedrijfsvoering van de organisatie worden ingebed en alle medewerkers moeten zich er continu van bewust zijn. Met beleid alleen wordt niet geborgd dat persoonsgegevens rechtmatig worden verwerkt. Ook de cultuur van de gemeente en het gedrag van medewerkers waarbij continu aandacht voor privacy is, zijn nodig om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving.
Het belang van privacy moet sterk uitgedragen worden door bestuur en management omdat dit medebepalend is voor het positief beïnvloeden van gedrag en cultuur in de organisatie. Daarom ligt de focus op zowel processen en methodes, alsook op doel en mensen inclusief het verbreden en verdiepen van het kennisniveau organisatie breed.
Bij alle zaken die over persoonsgegevens gaan, wordt tijdig en naar behoren advies van de FG ingewonnen. Om voornoemde goed te laten werken, wordt het besef breed uitgedragen dat privacy van belang is. Op deze manier zijn de verantwoordelijkheden van medewerkers op alle niveaus duidelijk en is duidelijk wie wanneer en waarvoor aan zet is.
Iedere (nieuwe) medewerker wordt door de gemeente geïnformeerd over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, bijvoorbeeld via instructies. Daarnaast legt iedere ambtenaar een ambtseed af. Integriteit, zoals verwoord in de Gedragscode Ambtenaren 2020, is hiervan een onderdeel. De overige principes uit de ‘gedragscode voor ambtenaren’ gelden ook bij de bescherming van persoonsgegevens. Handelen naar deze principes zorgt ervoor dat de medewerkers van de gemeente op gebied van persoonsgegevensbescherming een cultuur creëren waar privacy onderdeel is van de processen die de gemeente uit voert. Die cultuur zorgt ervoor dat het gemak en de veiligheid voor de betrokkenen, waarvan de gemeente persoonsgegevens verwerkt, niet vergeten wordt.
Daarnaast zijn de 3 centrale kernwaarden uit de gemeentelijke organisatievisie van belang:
Samenwerking binnen de gemeente en met organisaties buiten de gemeente is van essentieel belang voor een optimale dienstverlening. Vanuit die samenwerking oog hebben voor privacy en de bescherming van persoonsgegevens betekent dat de gemeente betrokkenen direct en in begrijpelijke taal meldt voor welke rechtmatige, gerechtvaardigde doelen zij hun persoonsgegevens registreren en met elkaar uitwisselen (als dit het geval is).
Vertrouwen (integer, vriendelijk, eerlijk en open). De diensten die de gemeente levert, komen voort uit wat betrokkenen nodig hebben. Betrokkenen kunnen er ook op rekenen dat de gemeente zorgt voor correcte en consequente handhaving. Betrokkenen moeten er altijd op kunnen vertrouwen dat hun gegevens in veilige handen zijn. Vertrouwelijkheid en integriteit zijn hierbij de sleutelwoorden. Daarnaast betekent dit dat de gemeente passende organisatorische en technische maatregelen neemt om risico's te vermijden en daarmee de privacy te waarborgen.
Eigenaarschap (“we zijn ervan”). Duidelijkheid en verantwoordelijkheid (‘ervan zijn’) zijn nodig om het beste resultaat te boeken voor de stad. Dit betekent verantwoordelijkheid nemen om de privacy te waarborgen van betrokkenen, door zorgvuldig om te gaan met de persoonsgegevens van de betrokkenen en zo nodig anderen erop aan te spreken als zij de vereiste zorgvuldigheid niet voldoende in acht nemen. Door als gemeente voor deze betrokkenen altijd goed bereikbaar en aanspreekbaar te zijn als deze een beroep doen op hun privacy rechten. Maar ook door het direct melden van datalekken, mocht er onverhoopt toch iets zijn misgegaan.
Hoofdstuk 1
Artikel 1.5
Cultuur en gedrag
Onderdeel van Strategisch privacybeleid Gemeente Eindhoven