Het is de verantwoordelijkheid van de gemeente om een verwerkingsregister bij te houden. Het verwerkingsregister wordt gevuld met informatie afkomstig van verschillende sectoren (afdelingen) binnen de gemeente die persoonsgegevens verwerken. Dit is een middel om de conformiteit aan de AVG en de Wpg te monitoren en dient tevens als basis bij het adviseren van de gemeente door het privacy team. Daarnaast biedt het een overzicht van alle persoonsgegevens die worden verwerkt door de gemeente.
Bij de registratie worden in ieder geval de volgende gegevens vermeld voor zowel de AVG als de Wpg:
- de naam van de verwerking;
- verantwoordelijke sector(en) van de verwerking;
- het doel van de verwerking;
- de groep(en) van personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt (betrokkenen);
- de categorieën persoonsgegevens die worden verwerkt;
- de (eventuele) ontvangers van de gegevens;
- de grondslag voor de verwerking;
- locatie van de verwerking;
- de bewaartermijn(en) van de verwerking;
- een algemene beschrijving van de technische en organisatorische maatregelen;
- een registratie van eventueel gebruikte algoritmes en/of AI binnen de verwerking
Voor de Wpg is hieraan toegevoegd:
- politiegegevens die vallen onder het strafrecht
Voor het beheren van het verwerkingsregister zijn op operationeel niveau voor intern gebruik (deel)processen met onder andere taken, rollen en verantwoordelijkheden vastgesteld met werkinstructies voor medewerkers. Deze zijn voor medewerkers van de gemeente terug te vinden in het (interne) processenhuis van de gemeente.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.2
Verwerkingsregister
Onderdeel van Strategisch privacybeleid Gemeente Eindhoven