Dit besluit treedt in werking op de eerste dag na bekendmaking.
Artikelsgewijze toelichting
Artikel 1. Definities
Onderdeel a
Een reserveringskalender is een instrument dat door de gemeente wordt ingezet voor de planning en spreiding van evenementen. Dit instrument heeft de volgende doelen:
Inzicht bieden aan organisatoren: Het is duidelijk wanneer en waar evenementen (kunnen) plaatsvinden, waardoor betrokkenen geïnformeerd zijn over de beschikbare data en locaties.
Voorkomen van conflicterende en concurrerende aanmeldingen.
Efficiënt aanvraagproces: Organisatoren kunnen tijdig een volledige vergunningaanvraag indienen, waardoor de gemeente het beoordelings- en adviseringsproces goed kan voorbereiden.
Beheersing van veiligheidsrisico’s: De kalender helpt voorkomen dat te veel evenementen gelijktijdig plaatsvinden, wat de veiligheid kan beïnvloeden.
Spreiding van ruimtelijke impact in tijd en plaats: Aan de hand van locatieprofielen wordt beoordeeld of de gekozen locaties geschikt zijn voor het beoogde evenement, rekening houdend met factoren zoals overlast voor omwonenden en de capaciteit van de locatie.
Onderdeel d
Van samenlopende aanmeldingen is sprake wanneer meerdere organisatoren een aanmelding indienen voor een plaatsing op de reserveringskalender van evenementen op dezelfde locatie en datum. Dit betekent echter niet automatisch dat deze evenementen niet tegelijkertijd kunnen plaatsvinden.
Een probleem ontstaat pas wanneer de evenementen elkaar negatief beïnvloeden, bijvoorbeeld door:
Objecten die op dezelfde plek gepland staan, of;
Onvoldoende capaciteit voor het verwachte aantal bezoekers, of;
Belemmering van bereikbaarheid voor hulpdiensten, of;
Thematische mismatches tussen evenementen, of;
Geluidsniveaus of muziekstijlen die elkaar verstoren.
Wanneer deze beïnvloeding plaatsvindt, spreken we van conflicterende of concurrerende aanvragen, waarvoor een afweging nodig is.
Onderdeel e
Conflicterende aanmeldingen ontstaan wanneer meerdere evenementen op verschillende locaties in dezelfde periode plaatsvinden en gezamenlijk ongewenste effecten op de openbare ruimte veroorzaken. Dit kan bijvoorbeeld leiden tot:
Overmatige geluidsbelasting door cumulatie van geluidsbronnen;
Verkeersproblemen en verminderde bereikbaarheid.
Door deze negatieve effecten kunnen conflicterende evenementen elkaar en de omgeving verstoren, wat vraagt om een zorgvuldige afweging bij de toekenning van een plaats op de reserveringskalender.
Onderdeel f
Concurrerende aanmeldingen zijn aanmeldingen die concurreren om dezelfde locatie of om factoren die het gebruik van die locatie mogelijk maken. Dit gebeurt in twee scenario's:
Gelijke dag(en) en locatie: Twee of meer evenementen worden op dezelfde dag en locatie gepland, terwijl dit gezien hun omvang of inhoud feitelijk onmogelijk is.
Overmatige belasting van de locatie: Evenementen vinden weliswaar op verschillende dagen plaats, maar gezamenlijk overschrijden zij de vastgestelde voorschriften (bijvoorbeeld qua duur of geluidsniveau) voor de betreffende locatie.
Onderdeel g
Schaarse rechten (of vergunningen) zijn rechten of vergunningen waarvan er maar één of een beperkt aantal kan worden verleend terwijl er meer potentiële gegadigden zijn.
Uit de rechtspraak van de Afdeling bestuursrechtspraak van de Raad van State volgt dat in het Nederlandse recht een rechtsnorm geldt die ertoe strekt dat bij de verdeling van schaarse rechten door het bestuur op enigerlei wijze aan (potentiële) gegadigden ruimte moet worden geboden om naar de beschikbare vergunning(en) mee te dingen2Zie bv AbRvS 11 september 2019, ECLI:NL:RVS:2019:3125, AbRvS 12 april 2017, ECLI:NL:RVS:2017:994, Rb Noord Holland, 19 augustus 2021, ECLI:NL:RVS:2021:7103.
De procedure tot verdeling van de schaarse rechten dient een passende mate van openbaarheid te kennen. Het bestuursorgaan moet hierover tijdig, voor de start van de aanvraagprocedure, duidelijkheid scheppen over de procedure en dit zodanig bekendmaken dat potentiële gegadigden daarvan kennis kunnen nemen (transparantiebeginsel).
Deze eisen hebben betrekking op:
De beschikbaarheid van de schaarse vergunning;
De verdelingsprocedure;
Het aanvraagtijdvak, en;
De toe te passen criteria.
Om aan bovenstaande eisen te voldoen wordt in deze procedureregels de totstandkoming van de reserveringskalender ingekaderd. Daarnaast wordt beschreven hoe de beoordeling plaatsvindt indien er meerdere gegadigden (concurrerend dan wel conflicterend) zijn voor een beschikbare plaats op de reserveringskalender. Deze beoordeling vormt de zogenaamde verdelingsprocedure.
Onderdeel i
Verdelingsregels zijn de criteria en procedures die worden toegepast om te bepalen welk evenement bij schaarste—bijvoorbeeld een beperkt aantal beschikbare locaties of data—voorrang krijgt op de reserveringskalender. Deze regels zorgen voor een objectieve en transparante toewijzing, waarbij concurrerende aanmeldingen eerlijk worden beoordeeld op basis van vooraf vastgestelde maatstaven.
Onderdeel j
Een vergelijkende toets is een beoordelingsmethode die wordt toegepast wanneer er meerdere aanmeldingen zijn voor een plaats op de reserveringskalender. Hierbij worden de aanmeldingen op een objectieve en transparante wijze vergeleken op basis van vooraf vastgestelde criteria en een puntentelling. De toets garandeert dat alle aanvragen op gelijke en consistente wijze worden beoordeeld, waardoor het college van burgemeester en wethouders een weloverwogen beslissing kan nemen over welke aanmelding voorrang krijgt. Deze procedure zorgt voor een eerlijke toewijzing van schaarse rechten en waarborgt dat de uiteindelijke beslissing controleerbaar en gebaseerd is op objectieve maatstaven.
Artikel 2. Aanmelden plaatsing reserveringskalender
Eerste lid, tweede lid, vierde lid
Wanneer een aanmelding onvolledig is ingediend, kan de aanmelding uiterlijk tot 1 oktober worden aangevuld. Na deze datum is aanvullen niet meer mogelijk.
In het bestuursrecht geldt de algemene regel dat een aanvrager de gelegenheid krijgt om gebreken in zijn aanvraag te herstellen. Omdat in deze procedure concurrerende evenementen met elkaar vergeleken moeten worden, is een vaste einddatum noodzakelijk. Na deze datum kunnen geen nieuwe aanmeldingen meer worden ingediend. Daarnaast is het essentieel om na de sluitingsdatum een vlot proces te doorlopen, zodat de definitieve reserveringskalender tijdig kan worden vastgesteld. Beide aspecten zijn niet verenigbaar met de mogelijkheid om na 1 oktober nog aanmeldingen aan te vullen.
derde lid
Op de website van Eindhoven247 wordt aangegeven welke locaties, data en tijdstippen zijn gereserveerd voor geprioriteerde evenementen. Door deze informatie tijdig te publiceren, wordt voorkomen dat onnodig knelpunten ontstaan met aanmeldingen voor andere evenementen.
Daarnaast vermeldt de website wanneer grote evenementen niet mogelijk zijn, bijvoorbeeld omdat hulpdiensten elders worden ingezet, zoals bij een internationale conferentie met wereldleiders. Ook wordt aangegeven wanneer een locatie niet beschikbaar is, bijvoorbeeld vanwege groot onderhoud of herinrichting.
Ook voor een geprioriteerd evenement dient een aanmelding ingediend te worden voor de reserveringskalender.
Vijfde lid
Aanvragen voor een evenementenvergunning die na de indieningstermijn voor de reserveringskalender worden ingediend en niet eerder zijn aangemeld, komen niet op de reserveringskalender. Deze aanvragen worden pas na de vaststelling van de reserveringskalender behandeld, op volgorde van binnenkomst.
Een evenement wordt in principe niet op de kalender geplaatst als de locatie op de reserveringskalender voor die datum al is gereserveerd voor een ander evenement. Echter, als een organisator van een evenement op de reserveringskalender aangeeft geen vergunning aan te vragen, kan een ander evenement mogelijk alsnog op die datum en locatie plaatsvinden.
Voor een evenement dat op de kalender staat, moet tijdig een evenementenvergunning worden aangevraagd. Als dit niet gebeurt dan vervalt de reservering.
Artikel 3. Beoordeling aanmeldingen.
Eerste lid
Een geschikte locatie is een locatie die, op basis van de aard en omvang van een evenement, voldoet aan de vooraf vastgestelde eisen en beperkingen zoals beschreven in de locatieprofielen. Deze profielen specificeren onder andere de maximale frequentie van evenementen en de vereiste rustperiodes. Een locatie wordt als geschikt beschouwd als het evenement past binnen deze ruimtelijke kaders, geen conflicten veroorzaakt met andere aanmeldingen op de reserveringskalender en tevens geen negatieve impact heeft op de openbare orde.
Derde lid
Het uitgangspunt van deze regels is dat evenementen in de gemeente Eindhoven kunnen plaatsvinden, met een evenwichtige planning en spreiding over de diverse locaties. Daarom wordt, conform de werkwijze van voorgaande jaren, getracht in overleg te gaan met aanmelders die mogelijk conflicterende aanvragen hebben ingediend, zodat beide evenementen een geschikte plaats op de kalender krijgen.
Artikel 4. Geen plaatsing op de reserveringskalender
Sub b
Het college van burgemeester en wethouders behoudt zich het recht voor om bij de beoordeling van een aanmelding voor de reserveringskalender ook eerdere ervaringen mee te wegen. Organisatoren die eerder hebben aangetoond niet conform hun aanmelding te handelen, gemaakte afspraken niet na te komen, of zonder geldige reden een gereserveerde plek niet te benutten, kunnen bij volgende aanmeldingen buiten de kalenderplaatsing worden gehouden.
Artikel 6. Geprioriteerde evenementen
In deze procedureregels is vastgelegd op welke wijze wordt omgegaan met samenlopende of concurrerende aanmeldingen voor dezelfde datum of locatie. De verdeling van deze schaarse gebruiksmogelijkheden van de openbare ruimte vindt plaats op basis van een transparante, objectieve en non-discriminatoire beoordelingssystematiek.
Tegelijkertijd is het strikt toepassen van deze systematiek niet zonder gevolgen. Het kan ertoe leiden dat evenementen met een bijzondere betekenis voor de stad — zoals traditioneel gewortelde of cultureel verankerde evenementen — geen plek op de kalender bemachtigen. Daarom is binnen de kaders van de Dienstenrichtlijn voorzien in een beperkte, gemotiveerde uitzonderingsmogelijkheid voor zogenoemde geprioriteerde evenementen. Deze uitzondering vormt een toelaatbare afwijking van het gelijkheidsbeginsel, mits deze vooraf is vastgelegd, objectief gerechtvaardigd is en transparant wordt toegepast.
Geprioriteerde evenementen onderscheiden zich door hun maatschappelijke, culturele of historische betekenis en hun sterke verankering in de lokale samenleving. Het reserveren van ruimte voor deze evenementen dient een gerechtvaardigd algemeen belang, zoals het behouden en versterken van culturele identiteit, erfgoed, sociale cohesie en publieke betrokkenheid.
De Evenementenvisie en andere relevante beleidskaders zoals het vigerende horecabeleid, binnenstadsvisie en de city marketingstrategie vormen het inhoudelijk kader voor de aanwijzing van geprioriteerde evenementen. De selectie vindt jaarlijks plaats op basis van de strategische doelen en criteria uit deze visie en beleidskaders, wordt geëvalueerd en herzien waar nodig, en vooraf kenbaar gemaakt. Daarmee voldoet de toepassing van deze uitzondering aan de vereisten van transparantie, proportionaliteit en gelijke behandeling, en biedt zij ruimte voor een zorgvuldig en afgewogen plaatsing van betekenisvolle evenementen op de kalender.
Artikel 8. Beoordelingscriteria
Dit artikel bevat de beoordelingscriteria die worden toegepast bij de vergelijkende toets van concurrerende aanmeldingen. Het opnemen van de criteria in de procedureregels waarborgt dat het proces transparant en objectief verloopt. De criteria zijn rechtstreeks verbonden met de gemeentelijke beleidskaders, zoals de Evenementenvisie, het horecabeleid, de binnenstadsvisie en de citymarketingstrategie, en aanverwant beleid op het gebied van duurzaamheid, toegankelijkheid, cultureel erfgoed, veiligheid en inclusiviteit.
De wegingsfactoren die bij deze criteria horen, worden niet meer in deze procedureregels vastgelegd, maar afzonderlijk vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders. Dit is gedaan omdat de wegingsfactoren een bestuurlijke en politieke keuze vormen die het college desgewenst kan herzien. Door de wegingsfactoren los van de procedureregels vast te stellen, kan hier flexibel mee worden omgegaan zonder dat de gehele regeling hoeft te worden aangepast.
De beoordelingscriteria zijn als volgt:
Vernieuwend/onderscheidend
Cultureel erfgoed
Aansluiting op het imago van Eindhoven
Maatschappelijke en economische spin-off
Duurzaamheid en circulaire economie
Toegankelijkheid en inclusiviteit
Respect voor de fysieke leefomgeving
Eerdere ervaringen (negatief)
Deze criteria vormen samen de basis voor de rangschikking van aanmeldingen bij schaarste. De exacte puntentoekenning wordt bepaald door de wegingsfactoren die het college vaststelt.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies