Mondelinge klachten
De medewerker die mondeling een klacht ontvangt, reageert op een behoorlijke wijze. In dit gesprek vraagt de medewerker door naar de aard en inhoud van de klacht en de persoon op wie de klacht betrekking heeft. De medewerker probeert in beginsel naar eigen inzicht deze klacht in het gesprek op te lossen. Indien de klacht met het gesprek niet is opgelost, wijst de medewerker de klager op de mogelijkheid om de klacht schriftelijk in te dienen. Indien gewenst kan de medewerker de klager hierbij helpen. De medewerker stelt de persoon of het bestuursorgaan op wie de klacht betrekking heeft op de hoogte van de inhoud van het gesprek.
Schriftelijke en digitale klachten
De afdeling die zorg draagt voor de postregistratie verzorgt het (digitaal) registreren en inboeken/scannen van een ingekomen, als klacht aan te merken brief (en bijbehorende envelop), mail of webformulier. De klacht wordt als vertrouwelijk aangemerkt en ingeboekt op de griffie.
Artikel 3
De ontvangst en registratie van klachten
Onderdeel van Klachtenprotocol gemeenteraad Vijfheerenlanden 2025