Wanneer we een overeenkomst sluiten met een partij willen we graag grip houden op de prestatie. Daarom werken wij met een prestatieverklaring. Bij aangaan van de overeenkomst wordt opgenomen hoe geleverde prestaties worden aangetoond. Dit kan bijvoorbeeld door middel van getekende prestatieverklaringen of termijnstaten bij de facturen.
Ook wordt twee keer per jaar een spendanalyse uitgevoerd, waarbij aan het eind van het boekjaar wordt gekeken naar de uitgaven van het afgelopen jaar, verbetervoorstellen en waar mogelijk efficiencyvoorstellen worden gedaan en worden de risico’s geanalyseerd en vervolgens, waar mogelijk, geëlimineerd.
Het vaststellen van de inkoopstrategie en de daarbij uit voortvloeiende acties, volgen de Regeling mandaten, volmachten en machtigingen Heemstede. Dit zijn: budgethouder, budgetbeheerder en gemeentesecretaris. De meeste trajecten zijn in de praktijk onder mandaat van budgethouders. Dit zijn doorgaans de domeinmanagers en bepaalde teammanagers. Mocht een gemandateerde medewerker aanleiding zien een inkoopstrategie toch door het college te laten vaststellen, bijvoorbeeld vanwege politieke gevoeligheid, dan zal deze dit met de betreffende portefeuillehouder voorbespreken.
De gemeente Heemstede is mede-eigenaar van inkoopbureau stichting Rijk. Het college heeft stichting Rijk bij het vaststellen van deze nota een doorlopende machtiging gegeven voor het ondertekenen en verzenden van brieven en documenten met betrekking tot het aanbestedingstraject.
Zoals beschreven in paragraaf 4.3 zoekt de gemeente de samenwerking op met andere gemeenten om gezamenlijk aan te besteden. Een natuurlijke partner hierin is de Gemeente Bloemendaal. Omdat gezamenlijke aanbestedingen wisselend onder regie van de inkoopregisseur Heemstede of Bloemendaal wordt uitgevoerd, geeft het college bij het vaststellen van de Nota Inkoop, de Regisseur Inkoop van Bloemendaal een doorlopende machtiging voor het ondertekenen en verzenden van brieven en documenten met betrekking tot het aanbestedingstraject.
Hoofdstuk 5. › Paragraaf 5.2
Artikel 5.2.1
Zicht en grip op inkoopuitgaven
Onderdeel van Nota inkoop gemeente Heemstede 2025