Het bestuur en het management spelen een cruciale rol bij het uitvoeren van het strategisch beleid. Het management maakt een inschatting van het belang die de verschillende delen van de informatievoorziening voor de gemeente hebben, de (privacy)risico’s die de gemeente hiermee loopt en welke van deze risico’s onacceptabel hoog zijn. Op basis hiervan zet het management dit beleid voor informatiebeveiliging en privacy op, draagt dit uit naar de organisatie en ondersteunt en bewaakt de uitvoering ervan.
Het gehele gemeentelijk management geeft een duidelijke richting aan informatiebeveiliging en privacy en demonstreert dat zij informatiebeveiliging en privacybescherming ondersteunt en zich hierbij betrokken voelt, door het uitdragen en handhaven van het beleid van en voor de hele gemeente. Het beleid is in lijn met het algemene beleid van de gemeente en de relevante landelijke en Europese wet- en regelgeving.
2.6.1. Strategische doelen
De strategische doelen van het beleid zijn:
Het managen van de informatiebeveiliging.
Adequate bescherming van bedrijfsmiddelen en persoonsgegevens.
Het toepassen van dataminimalisatie.
Het minimaliseren van risico’s van menselijk gedrag.
Het voorkomen van ongeautoriseerde toegang.
Het garanderen van correcte en veilige informatievoorzieningen.
Het beheersen van de toegang tot informatiesystemen.
Het waarborgen van veilige informatiesystemen.
Het adequaat reageren op incidenten.
Het beschermen van (kritieke) bedrijfsprocessen.
Het beschermen en correct verwerken van persoonsgegevens van inwoners en medewerkers.
Voldoen aan de wettelijke verplichtingen voortvloeiend uit de BIO, AVG en Wpg en dit op ieder moment met bewijs kunnen aantonen.
Het waarborgen van de naleving van dit beleid.
2.6.2. Belangrijkste uitgangspunten
De belangrijkste uitgangspunten van het beleid zijn:
De uitvoering van de informatiebeveiliging en privacybescherming is een verantwoordelijkheid van het lijnmanagement. Alle informatiebronnen en -systemen die gebruikt worden door de gemeente Kampen hebben een interne eigenaar die de vertrouwelijkheid, privacyregels en/of waarde bepaalt van de informatie die ze bevatten. De primaire verantwoordelijkheid voor de bescherming van informatie ligt dan ook bij de eigenaar van de informatie.
Door periodieke controle, organisatiebrede planning én coördinatie is de kwaliteit van de informatiebeveiliging en privacy verankerd binnen de organisatie. Het strategisch beleid vormt samen met het jaarplan het fundament onder een betrouwbare informatievoorziening en privacybescherming. In het jaarplan wordt de betrouwbaarheid van de informatievoorziening, -beveiliging en privacy organisatiebreed benaderd. Het jaarplan wordt periodiek bijgesteld op basis van nieuwe ontwikkelingen, registraties in het incidentenregister en risicoanalyses voor informatiebeveiliging en privacy.
Informatiebeveiliging en privacybescherming is een continu verbeterproces. ‘Plan, do, check en act’ vormen samen het managementsysteem van informatiebeveiliging en privacybescherming.
De gemeente stelt de benodigde mensen en middelen beschikbaar om haar eigendommen en werkprocessen te kunnen beveiligen en te voldoen aan de privacyregels volgens de wijze zoals gesteld in dit beleid.
Regels en verantwoordelijkheden voor het strategisch beleid worden vastgelegd en vastgesteld.
Iedere medewerker, zowel vast als tijdelijk, intern of extern, is verplicht waar nodig (persoons)gegevens en informatiesystemen te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, gebruik, verandering, openbaring, vernietiging, verlies of overdracht en bij vermeende inbreuken hiervan melding te maken.
Het borgen van privacy in de uitvoering van gemeentelijke processen vindt risicogestuurd plaats. De verantwoordelijken in de organisatie maken afwegingen ter naleving van privacyregels en op basis van een risico-inschatting.
2.6.3. IB&P-governance
Praktisch wordt als volgt invulling gegeven aan de uitgangspunten:
Het college stelt als eindverantwoordelijke voor informatiebeveiliging en privacyveiligheid het strategisch beleid vast.
De directie stelt jaarlijks het jaarplan vast.
De directie is verantwoordelijk voor het (laten) uitwerken, vaststellen en uitvoeren van onderwerp specifieke tactische en operationele beleidsregels die aanvullend zijn op dit strategisch beleid.
Vastgestelde beleidsstukken en uitwerkingen daarvan (bijv. procedures, standaarden en werkinstructies) worden centraal beheerd in het managementsysteem voor informatiebeveiliging en privacybescherming.
De directie is verantwoordelijk voor het vragen om informatie bij de afdelingshoofden en ziet erop toe dat de afdelingshoofden adequate maatregelen genomen hebben voor de bescherming van de (persoons)gegevens, informatiesystemen en procesautomatiseringsystemen die onder hun verantwoordelijkheid vallen.
De Chief Information Security Officer (CISO) ondersteunt vanuit een onafhankelijke positie de organisatie bij het bewaken en verhogen van de betrouwbaarheid van de informatievoorziening en rapporteert hierover rechtstreeks aan de directie, voorafgaand aan de Planning & Control-gesprekken (hierna: P&C-gesprekken).
De Information Security Officer (ISO) ondersteunt de CISO. De ISO is op tactisch niveau verantwoordelijk voor het actueel houden van het informatiebeveiligingsbeleid, het coördineren van de uitvoering van het beleid, het adviseren bij projecten, het beheersen van risico’s en het opstellen van rapportages.
De Functionaris Gegevensbescherming (FG) is verantwoordelijk voor het intern onafhankelijk toezien op en adviseren van het college over de juiste en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens, zoals de AVG voorschrijft. De FG brengt een jaarverslag uit waarin hij zijn bevindingen en aanbevelingen inzake de verwerking van persoonsgegevens vastlegt.
De Privacy Officer (PO) is belast met de uitvoering en de naleving van de AVG. Daarnaast adviseert de PO over privacybescherming en over activiteiten ter bescherming van persoonsgegevens.
De concerncontroller is verantwoordelijk voor het verbijzonderde toezicht op de naleving van beleid op het gebied van informatiebeveiliging en privacy.
De directie en de afdelingshoofden stellen proactief informatie over de bescherming van persoonsgegevens ter beschikking aan de FG. Desgevraagd verstrekken zij aanvullende informatie aan de FG.
Tijdens P&C-gesprekken dient er aandacht te zijn voor de informatiebeveiliging en privacy naar aanleiding van de rapportage van de CISO en of de FG. De onderwerpen, die als risicovol worden gezien, moeten tevens worden opgenomen in de auditplannen.
De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor de uitvoering van de informatiebeveiliging voor de processen waarvoor zij verantwoordelijk zijn.
De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor de borging van de AVG binnen de processen waarvoor zij verantwoordelijk zijn en het bijbehorende verwerkingsregister.
De afdelingshoofden zijn verantwoordelijk voor het oefenen met informatiebeveiligings- en privacy incidenten en bedrijfscontinuïteit.
Hoewel de basiskernregistraties (zoals BRP, PUN/PNIK, SUWI, BAG, BGT) en toekomstige basisregistraties belangrijk zijn in het kader van informatiebeveiliging, krijgen de processen rondom deze registraties niet meer of minder voorrang dan andere (primaire) processen binnen de gemeente. Het samenspel van alle processen binnen de bedrijfsvoering en rondom de registraties zijn belangrijk voor de missie en de visie van de gemeente en het behalen van de doelen die zijn gesteld.
Alle medewerkers van de gemeente worden getraind in het gebruik van beveiligingsprocedures.
Alle medewerkers hebben een minimale basiskennis van de privacywetgeving en weten deze bewust toe te passen in hun dagelijks werk.
Medewerkers dienen verantwoord om te gaan met persoonsgegevens en andere informatie. Een bewustwordingsprogramma draagt eraan bij dat medewerkers hiertoe in staat zijn.
Afdelingshoofden dienen erop toe te zien dat de controle op het verwerken van persoonsgegevens regelmatig wordt uitgevoerd, zodat zij kunnen vaststellen dat alleen rechthebbende medewerkers de juiste persoonsgegevens hebben ingezien en verwerkt.
De beveiligingsmaatregelen worden bepaald op basis van risicomanagement. Afdelingshoofden voeren quickscans informatiebeveiliging uit op basis van de BIO. Tevens voeren zij bij het verwerken van persoonsgegevens (pre-)DPIA’s uit op basis van de AVG om risicoafwegingen te kunnen maken.
Informatiebeveiliging en privacybescherming maken deel uit van de beoordelingssystematiek en worden besproken tussen het afdelingshoofd en de medewerker.
2.6.4. Randvoorwaarden
Belangrijke randvoorwaarden zijn:
De eisen rondom informatiebeveiliging en privacybescherming maken deel uit van afspraken met ketenpartners, leveranciers en gemeenschappelijke regelingen en worden periodiek geëvalueerd/ gecontroleerd.
Kennis en bewustzijn van informatiebeveiliging en privacy en omgang met persoonsgegevens binnen de organisatie dienen actief bevorderd en geborgd te worden.
Jaarlijks wordt een jaarplan opgesteld onder leiding van de CISO, gebaseerd op:
Dit strategisch beleid;
De uitkomsten van de jaarlijkse Eenduidige Normatiek Single Information Audit (ENSIA);
Andere audit resultaten;
Het dreigingsbeeld gemeenten van de IBD;
Uitkomsten risicoanalyses en DPIA’s;
De door de afdelingshoofden ingebrachte onderwerpen voor de informatievoorziening waarvoor zij verantwoordelijk zijn, bijvoorbeeld als uitkomst van een risicoanalyse of een DPIA.
Om uitvoering te kunnen geven aan dit strategisch beleid en het jaarplan worden voldoende financiële middelen en uitvoeringscapaciteit ter beschikking gesteld.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.6.
Uitgangspunten
Onderdeel van Strategisch Informatiebeveiligings- en privacybeleid gemeente Kampen