**1..** Alle aanvragen moeten worden ingediend bij het college van Burgemeester en wethouders via het daarvoor bestemde e-formulier (beschikbaar op Projectsubsidie cultuur aanvragen | Gemeente Utrecht).
**2..** De aanvrager geeft bij indiening van de subsidieaanvraag zelf aan of de aanvraag in de commissie professionele kunsten of de commissie participatieve kunsten behandeld moet worden. Tevens geeft aanvrager aan of er voor categorie A of B wordt aangevraagd.
**3..** De aanvrager kan bij het indienen van de aanvraag voor zowel categorie A als categorie B kiezen uit twee mogelijkheden:
volledig schriftelijke aanvraag;
deels schriftelijke aanvraag en deels via video.
**4..** Er vinden 3 subsidierondes per jaar plaats. De deadlines voor het indienen van de aanvraag zijn: 5 februari, 25 mei, en 25 september. De uiterlijke tijd van indiening op de dag van de deadline is 17:00 uur. Vóór de sluiting van de aanvraagtermijn moeten alle voor de beoordeling relevante gegevens zijn ingediend. Inhoudelijke wijzigingen of aanvullingen van de aanvraag na de deadline kunnen niet worden meegenomen bij de behandeling van de aanvraag.
**5..** Projecten die bij een eerdere subsidieronde geweigerd zijn door burgemeester en wethouders, kunnen éénmaal een herziene aanvraag indienen in een volgende ronde. Uitzondering hierop is als de aanvraag niet inhoudelijk is beoordeeld, dan kan men maximaal twee keer een herziene aanvraag indienen. Bij een herziene aanvraag legt de aanvrager in een aparte bijlage uit wat er veranderd is ten opzichte van de oorspronkelijke aanvraag (maximaal 1 A4). Als de herziene aanvraag ongewijzigd is, blijft het oorspronkelijke advies van de adviescommissie in stand.