Is er sprake van een tendersubsidie of tenderprocedure dan worden de subsidieaanvragen beoordeeld door een (vaste) groep medewerkers van de gemeente, of een adviescommissie.
Een interne beoordeling bestaat uit een (vaste) groep medewerkers van de gemeente die verantwoordelijk zijn voor de beoordeling van de subsidieaanvragen en het uitbrengen van advies aan het college over het te nemen besluit op de aanvragen.
Een adviescommissie bestaat uit leden die niet werkzaam zijn bij de gemeente Kampen. Wanneer er sprake is van een adviescommissie, wordt een regeling opgesteld waarin de voorwaarden voor een adviescommissie worden benoemd.
In een regeling worden de volgende zaken beschreven:
hoe de samenstelling van een adviescommissie eruitziet, waaronder het aantal leden, de expertises, wie de leden benoemd en wie als stemgerechtigd voorzitter wordt benoemd;
wat de taken en bevoegdheden van een adviescommissie zijn, onder andere het uitbrengen van een gemotiveerd advies over de ingediende subsidieaanvragen voor een bepaalde subsidieregeling aan de hand van de in de subsidieregeling opgenomen en vastgestelde beoordelingscriteria;
voor welke periode de adviescommissie wordt aangesteld;
wat de taken van de voorzitter zijn;
wat de taken van het secretariaat van de adviescommissie inhouden;
wanneer de adviescommissie vergadert;
hoe de werkwijze van de adviescommissie is, zoals het aantal aanwezige leden om te kunnen adviseren, of er sprake is van zaken die tot belangenverstrengeling kunnen leiden, of leden direct persoonlijk betrokken zijn bij een subsidieaanvraag, het tekenen van een geheimhoudingsverklaring en integriteitsverklaring etc.;
hoe de beoordelingsprocedure eruit ziet, dit wordt tevens in de subsidieregeling vastgelegd;
of er een (financiële) vergoeding voor de leden is.
Kenmerkend voor een tenderprocedure voor de verdeling van subsidiemiddelen is dat het gaat om een rangschikking van de subsidieaanvragen op basis van een onderlinge vergelijking op één en hetzelfde moment onder dezelfde omstandigheden. De aanvragen die aan de drempelvereisten voldoen en in principe dus in aanmerking kunnen komen voor een subsidie, worden beoordeeld aan de hand van objectieve criteria. De beoordeling van de aanvragen leidt tot een rangschikking waarbij de kwalitatief beste aanvragen het hoogst eindigen en met voorrang in aanmerking komen voor subsidie. De subsidies worden op volgorde van de rangschikking verstrekt, totdat het subsidieplafond of het maximum aantal subsidies, is bereikt.
Om te kunnen beoordelen of de tenderprocedure eerlijk is verlopen, moet de gemeente inzicht kunnen geven in het verloop van het beoordelingsproces, waaronder de werkwijze van een adviescommissie of de interne beoordeling. De beoordelingsprocedure wordt om die reden vastgelegd in de subsidieregeling. Achteraf moet de gemeente kunnen motiveren waarom de ene subsidieaanvrager wel een subsidie ontvangt en de ander niet. Dat vereist dat de groep medewerkers van de gemeente of adviescommissie hun beoordeling goed documenteren en dat een subsidieaanvrager inzicht kan worden gegeven in de overwegingen die hebben geleid tot de afwijzing van zijn aanvraag en de toekenning van andere aanvragen. Een onjuiste beoordeling kan achteraf grote gevolgen hebben.
Hoofdstuk 3.
Artikel 3.6
Werken met adviescommissies en interne beoordeling
Onderdeel van Subsidiebeleid gemeente Kampen 2026-2029