**1..** Onderliggende stukken, meestal bestaande uit facturen, worden digitaal gecodeerd en/of digitaal voor akkoord getekend door de verantwoordelijke productverantwoordelijke. Indien de product-verantwoordelijke (nog) niet akkoord gaat met een ontvangen factuur neemt hij zelf het initiatief richting leverancier. De productverantwoordelijke legt deze afspraken digitaal vast in de financiële administratie onder “opmerkingen” bij de factuur en “parkeert” zo nodig de factuur.
**2..** Bij afwezigheid van de productverantwoordelijke worden de aan hem verleende bevoegdheden uitgevoerd door de in artikel 2 vastgelegde vervanger. Bij afwezigheid van de producteind-verantwoordelijke worden de aan hem verleende bevoegdheden uitgevoerd door de in artikel 2 vastgelegde vervanger.
**3..** Voor bepaalde kosten kan de gemeente verzamelnota’s en/of voorschotnota’s ontvangen. De afdeling Bedrijfsvoering – Team Financiën kan deze kosten rechtstreeks verantwoorden ten laste van de budgetten van de betreffende productverantwoordelijken. De eindafrekeningen van de voorschot-nota’s worden gecontroleerd en digitaal voor akkoord getekend door de productverantwoordelijken.
**4..** De manager Bedrijfsvoering of één of meer door deze aangewezen medewerkers is verantwoordelijk voor de fiattering van betalingen en ontvangsten ten laste c.q. ten gunste van de budgetten. Fiattering is eerst mogelijk nadat door de producteindverantwoordelijke accordering heeft plaatsgevonden.
**5..** Indien het wegens omstandigheden noodzakelijk is om een factuur met spoed te betalen, kan een factuur ook geaccordeerd worden middels het fysiek plaatsen van twee handtekeningen. In deze situaties dient de factuur voor akkoord te worden getekend door de verantwoordelijke product-verantwoordelijke en de producteindverantwoordelijke. In plaats van de producteindverantwoordelijke kan de factuur ook ondertekend worden door:
een Beleidsadviseur Bedrijfsvoering (team Financiën)
de afdelingsmanager Bedrijfsvoering
de algemeen directeur / gemeentesecretaris
Artikel 5.
Fiattering
Onderdeel van Regeling productverantwoordelijkheid 2017 van de gemeente Simpelveld