**1..** Immateriële en materiële vaste activa worden afgeschreven volgens de methodiek en de termijnen zoals vermeld in de Bijlage afschrijvingsbeleid bij deze verordening.
Onderstaand het geldende Activabeleid:
Activabeleid gemeente Veendam
Aanleiding
De gemeente Veendam heeft de afgelopen jaren de materiële vaste activa verwerkt in overeenstemming met de individuele financiële verordeningen (verordening ex artikel 212 van de Gemeentewet) en de regelgeving voortvloeiend uit het Besluit Begroting en Verantwoording (hierna BBV).
Dit Activabeleid zal vanaf 2023 onlosmakelijk deel uitmaken van de Verordening 212 en zal hierin worden opgenomen.
Uitgangspunten
Bij het opstellen van het activabeleid zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd;
**•.** Helder en transparant
**•.** Pragmatisch
**•.** Werkbaar, adequaat
**•.** Zoveel als mogelijk uniform
**•.** Aangepast op detail waar het echt niet anders kan
Kernpunten uit het BBV waar het gaat om activa
Gezien de strikte activeringscriteria zal in de praktijk nauwelijks sprake zijn van immateriële vaste activa of financiële vaste activa in de vorm van bijdragen aan activa in eigendom van derden.
De maximale afschrijvingstermijn van immateriële vaste activa is 5 jaar.
Materiële vaste activa worden onderscheiden, naar economisch nut (indien de investeringen verhandelbaar zijn of bijdragen aan het genereren van middelen) en maatschappelijk nut in de openbare ruimte (overige investeringen).
Alle investeringen moeten worden geactiveerd en worden gewaardeerd op de verkrijgingprijs of vervaardigingprijs minus bijdragen van derden.
Op investeringen (met uitzondering van gronden en terreinen) wordt resultaatonafhankelijk afgeschreven op basis van de verwachte economische levensduur.
Bij een duurzame waardevermindering wordt de waarde van het actief aangepast.
Eigen beleid
(Uitgaven kleiner dan € 15.000 worden niet geactiveerd. Deze uitgaven worden ineens ten laste van de exploitatie gebracht.(Met uitzondering van grond en terreinen.)
Kosten van onderhoud niet activeren (en afschrijven), maar ten laste van de exploitatiebudgetten voor onderhoud brengen.
Met ingang van 1 januari 2023 (ongewijzigd ten opzichte van voorgaande nota) de uniforme afschrijvingstermijnen te hanteren zoals opgenomen in de onderstaande tabel.
Niet toestaan om afzonderlijke investeringen onderling te compenseren. Hiervoor is goedkeuring van de gemeenteraad c.q. het algemeen bestuur *noodzakelijk.
De afschrijving start op 1 januari in het jaar na ingebruikname van een actief. Dit betekent dat er niet wordt afgeschreven in het jaar van aanschaf. Dit geldt ook voor de rentelasten.
De restwaardes van alle activa op “nihil” stellen.
Bovengenoemd beleid moet leiden tot een transparant en éénduidig beeld en tot een vermindering van de onderbenutting van kapitaallasten op investeringen. Daarnaast moet worden voorkomen dat een ‘stuwmeer’ van investeringen ontstaat.
Inleiding
Het activabeleid heeft een grote invloed op de jaarlijkse exploitatie en de vermogenspositie;
De nota activabeleid is een instrument dat zorg draagt voor het eenduidig behandelen van gemeentelijke investeringen. Het belang van de nota is gelegen in het feit om zowel voor het bestuur als de ambtelijke organisatie een transparant en adequaat activabeleid op basis van objectieve grondslagen vast te stellen.
Een transparant en adequaat activabeleid vormt één van de pijlers voor het bepalen van de financiële positie en het financiële vermogen van de gemeente. Daarmee dient een transparant activabeleid niet alleen een boekhoudkundig, maar ook een bestuurlijk belang. De nota bakent de formele kaders af waarbinnen het college en de ambtelijke organisatie dienen om te gaan met investeringen en afschrijvingen en vervult een ondersteunende rol bij de totstandkoming van de jaarrekening en de begroting.
Kort samengevat dient de nota bij te dragen tot:
Een eenduidige verwerking van investeringen en afschrijvingen.
Tot het minimum beperken van onderschrijding.
Het maken van afspraken over de te volgen procedure om investeringen uit te voeren.
Het verkrijgen van inzicht in het verloop van investeringen.
Tot het minimum beperken van grote schommelingen in de afschrijvingskosten.
Hierna wordt achtereenvolgens ingegaan op het theoretisch kader, het juridisch kader en wordt ingegaan op enkele procedurele zaken bij de aanvraag, uitvoering en afsluiting van investeringen en kredieten. Tot slot is een tabel opgenomen met de te hanteren afschrijvingstermijnen.
Definities
Voor het realiseren van de beleidsdoelen zijn investeringen nodig. Van een investering is sprake als het gaat om een uitgave waarvan het nut zich over meerdere jaren uitstrekt. Om een goed beeld te krijgen van het beleidsveld, wordt een aantal kernbegrippen beschreven.
Investeringen
Het aanschaffen of zelf produceren van bedrijfsmiddelen. De bedrijfsmiddelen worden meerjarig gebruikt.
Activeren
Het opnemen van investeringen op de balans.
Restwaarde
De restwaarde is de ingeschatte waarde aan het eind van de gebruikstermijn. Het vertegenwoordigt de opbrengstwaarde die na de gebruikstermijn nog gerealiseerd kan worden, verminderd met de te maken kosten voor verwijdering, verplaatsing of vernietiging van het actief.
Afschrijven
Afschrijven is het boekhoudkundig laten zien dat de waarde van het bedrijfsmiddel in de loop van de tijd afneemt. De waarde afname wordt veroorzaakt door technische slijtage en/of economische veroudering. Het af te schrijven bedrag hangt af van de economische levensduur van de investering. De gebruiksduur bepaalt de afschrijvingstermijn en dus ook de hoogte van de afschrijvingslasten.
Kapitaallasten
Kapitaallasten zijn de jaarlijks terugkerende lasten die samenhangen met investeringen. De kapitaallasten bestaan uit afschrijving en rente. De door de vaste activa veroorzaakte lasten vormen een belangrijke kostenpost binnen de begroting.
De omvang van de kapitaallasten wordt bepaald door;
De hoogte van de investeringen.
De afschrijvingstermijn en de afschrijvingsmethode.
De (eventuele) restwaarde van de investeringen.
De rentekosten (afhankelijk van rente-omslagpercentage en boekwaarde).
Onderschrijding
Van onderschrijding bij kapitaallasten is sprake wanneer een gedeelte van de kapitaallasten in enig jaar niet is uitgegeven. Onderschrijding ontstaat door het niet uitvoeren van begrote investeringen in enig jaar.
Componentenbenadering
De componentenbenadering wil zeggen dat samenstellende delen van een materieel vast actief zoveel mogelijk afzonderlijk verantwoord wordt in de boekhouding. De afschrijving vindt plaats afhankelijk van de verwachte levensduur van het component.
Juridisch kader
De gemeenteraad van de Veendam heeft in 2013 de verordening artikel 212 van de Gemeentewet vastgesteld. In artikel 8 Waardering en afschrijving vaste activa, is het volgende opgenomen:
Artikel 8 Waardering en afschrijving vaste activa
Het college van B&W biedt de gemeenteraad een nota activabeleid aan. De gemeenteraad stelt deze vast. Deze nota behandelt in ieder geval:
hoe waardering van activa plaatsvindt;
welke afschrijvingsmethodiek wordt gehanteerd;
welke afschrijvingstermijnen worden gehanteerd
Activabeleid en het BBV
De artikelen 31 tot en met 35 van het BBV gaan nader in op de activa. Als gevolg van het doen van investeringen ontstaan bezittingen, ofwel de vaste activa. Vaste activa worden naar hun aard onderscheiden in drie soorten.
Immateriële vaste activa
Dit zijn die vaste activa die niet stoffelijk van aard zijn, niet onder de financiële vaste activa worden begrepen en niet kunnen worden aangemerkt als ongedekte tekorten. De immateriële vaste activa worden niet meer geactiveerd, behalve de kosten van het sluiten van geldleningen en de kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een bepaald actief. De kosten van onderzoek mogen volgens het BBV alleen worden geactiveerd wanneer het voornemen bestaat:
Om het actief te gebruiken/te verkopen.
De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat.
Het actief zal in de toekomst economisch of maatschappelijk nut genereren.
De uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.
In de praktijk komt bovenstaande erop neer dat er slechts in uitzonderlijke gevallen sprake zal zijn van een immaterieel vast actief.
Materiële vaste activa
Dit zijn investeringen met een meerjarig economisch nut of maatschappelijk nut in de openbare ruimte. Een uitzondering op deze regel vormen de kunstvoorwerpen met cultuurhistorische waarde. Deze investeringen worden niet geactiveerd. De groep van materiële vaste activa dient in de toelichting op de balans te worden onderverdeeld in:
Gronden en terreinen.
Woonruimten.
Bedrijfsgebouwen.
Groen- Grond-, weg en waterbouwkundige werken.
Vervoermiddelen.
Machines, apparaten en installaties.
Overige materiële vaste activa.
Om de administratieve lasten te beperken sluiten de categorieën van activa ten behoeve van de verschillende afschrijvingstermijnen zo dicht mogelijk bij bovenstaande indeling aan.
Investeringen met een meerjarig maatschappelijk nut, maar geen economisch nut, mits gedaan in de openbare ruimte, mogen worden geactiveerd. (art 59 lid 4 BBV)
Uitsluitend op investeringen met maatschappelijk nut mogen reserves in mindering worden gebracht. Op beide type investeringen dienen de bijdragen van derden die direct betrekking hebben op de investering in mindering te worden gebracht volgens de bruto methode.
Financiële vaste activa
Zijn activa die een financiële waarde vertegenwoordigen. De financiële vaste activa worden onderverdeeld in:
kapitaalverstrekkingen aan:
deelnemingen;
gemeenschappelijke regelingen.
leningen aan:
- woningbouwcorporaties;
- deelnemingen;
- overige verbonden partijen;
overige langlopende leningen;
overige uitzettingen met een rente typische looptijd van één jaar of langer;
bijdragen aan activa in eigendom van derden.
De bijdragen aan activa in eigendom van derden (bijvoorbeeld subsidiëring van een tribune van een vereniging), worden in het BBV aangemerkt als financiële vaste activa. Indien men bijdragen aan derden wil activeren dan moet worden voldaan aan de volgende voorwaarden:
er is sprake van een investering door een derde;
de investering bijdraagt aan de publieke taak van de gemeente;
deze derde zich heeft verplicht tot het daadwerkelijk investeren, op een wijze zoals beoogd door de gemeente;
de gemeente de bijdrage kan terugvorderen indien de derde in gebreken blijft of anders recht kan doen gelden op de activa die samenhangen met de investering.
In de praktijk komt het bovenstaande erop neer dat er slechts in uitzonderlijke gevallen sprake zal zijn van een financieel vast actief uit hoofde van bijdragen aan activa in eigendom van derden.
Grondslagen
Voor activeren en afschrijven worden de volgende grondslagen gehanteerd;
Activeren
Activa met een verkrijgingprijs van minder dan € 15.000,- worden niet geactiveerd, uitgezonderd gronden en terreinen. Deze worden altijd geactiveerd.
Waarderen
Als besloten wordt het productiemiddel te activeren, dan moet dit op basis van het BBV gebeuren tegen de verkrijgingprijs of vervaardigingsprijs van het productiemiddel. Op zowel investeringen met economisch als met maatschappelijk nut dienen bijdragen van derden, die specifieke betrekking hebben op de investering, in mindering te worden gebracht.
Het BBV staat niet meer toe om investeringen met een economisch nut netto te activeren. Dit betekent dat het niet meer is toegestaan om direct onttrekkingen aan reserves in mindering te brengen op het investeringsbedrag. Eventueel kunnen de lasten voortvloeiende uit dit actief al naar gelang de tijdsduur worden gedekt door onttrekking aan een (bestemming)reserve maar dit geniet niet de voorkeur. Voor investeringen met een maatschappelijk nut in de openbare ruimte daarentegen wordt in het BBV aanbevolen om de investering direct (reserves direct in mindering brengen) of zo snel mogelijk af te schrijven.
Afschrijven
Binnen de gemeenten is afschrijven op basis van de lineaire methode gebruikelijk. Bij de lineaire methode blijven de afschrijvingsbedragen gedurende de afschrijvingstermijn gelijk, de rentelasten nemen af. Op de laatste pagina’s van deze notitie is de afschrijvingstabel opgenomen. In het jaar van aanschaf wordt geen afschrijving en geen rentelast toegerekend.
Rente
Aan alle geactiveerde bedragen wordt rente toegerekend. Hiervoor wordt een vast rentepercentage gehanteerd. Deze rente wordt jaarlijks bij het opstellen van de begroting bepaald via de rente- omslagmethode. In de jaren volgend op het jaar van de investering wordt de rente berekend over de boekwaarde per 1 januari. Voor bepaalde soorten financiële vaste activa (o.a. verstrekte langlopende geldleningen) kan een afwijkend rentepercentage worden gehanteerd.
Procedures aanvragen en uitvoering investeringen.
Aanvragen van investeringen.
De bevoegdheid tot het toekennen van investeringskredieten berust bij de gemeenteraad. De exploitatielasten van het nieuwe beleid worden in de primitieve begroting geïntegreerd. De kredieten worden bij vaststelling van de begroting direct beschikbaar gesteld. De lasten van de vervangingsinvesteringen zijn binnen het bestaand beleid als stelpost opgenomen.
Over de geplande investeringen wordt in de bestuur rapportages gerapporteerd.
Het niet uitvoeren van gepland werk veroorzaakt een onderschrijding op kapitaallasten.
Tussentijdse nieuwe investeringen moeten via een raadsbesluit dan wel via de voor- of najaarsrapportage worden vastgesteld.
Subsidies.
Bij aanvang van de investering dient te worden bezien in hoeverre er een aanspraak kan worden gemaakt op bepaalde subsidies. Subsidies, die specifiek voor een investering worden verstrekt, moeten wel direct in mindering op het investeringsbedrag worden gebracht.
Indien een beschikking voor een subsidie wordt ontvangen, dient een afschrift aan de financiële administratie te worden verstrekt.
Compensatiemogelijkheden.
Het is niet toegestaan om afzonderlijke investeringen onderling te vereffenen, tenzij de gemeenteraad
daartoe besluit.
Onderwerpen die specifieke aandacht verdienen.
Investeringen met economisch of maatschappelijk nut worden conform de afschrijvingstermijnen genoemd in die hierna opgenomen tabel, afgeschreven. Tenzij de gemeenteraad anders besluit.
Verwerken onderhoud.
In het BBV is opgenomen dat het is niet toegestaan om kosten van onderhoud te activeren en vervolgens af te schrijven. Daarentegen is het mogelijk om voor de kosten van achterstallig onderhoud een voorziening te vormen en deze aan te vullen op basis van beheerplannen, waarbij de werkelijke kosten onttrokken worden aan de voorziening.
Kosten van levensduur verlengende renovaties en/of investeringen in de openbare ruimte die het gebied een vernieuwende functie geven, worden daarentegen wel geactiveerd en afgeschreven.
Afbakening van grondcomplexen.
Binnen grondcomplexen zijn elementen te onderscheiden die gekwalificeerd worden als investeringen met maatschappelijk nut in de openbare ruimte, zoals bruggen, wegen en openbaar groen. Deze investeringen worden meegenomen in de kostprijscalculaties van de grondexploitatie en als zodanig verwerkt in de jaarrekening.
Informatieverstrekking
Voor het geven van inzicht in de voortgang en afwikkeling van uitgegeven investeringskredieten worden de volgende rapportages ingezet:
Voor- en Najaarsrapportage
Jaarrekening
Bij afronding van investeringsprojecten kunnen de volgende situaties zich voordoen:
Het krediet is overschreden. De Raad is in een tussentijdse rapportage al op de hoogte gebracht over de investering.
Het krediet is toereikend geweest en voor het juiste doel aangewend.
Het krediet is te hoog. De overblijvende middelen vloeien terug in de algemene middelen.
Voor investeringen groter dan € 100.000 of een budgettaire afwijking groter dan 10%, dient de informatie te worden verstrekt, na afronding of tussentijds, van het project in de tussenrapportage of de jaarrekening. In het vierde kwartaal zal een totaaloverzicht worden gemaakt van alle investeringen. Dit overzicht zal worden opgenomen in de jaarrekening.
Jaarrekening.
Een totaaloverzicht van alle lopende investeringen zal in de jaarrekening worden opgenomen. Tevens wordt hierin aangegeven welke investeringen in het rekeningjaar afgesloten worden.
Overzicht afschrijvingstermijnen
Periode
Algemeen
Activa met een verkrijgingsprijs < € 15.000
Niet afschrijven
Immateriële activa
Kosten van onderzoek en ontwikkeling
lineair
5 jaar (max)
Kosten van sluiten van geldleningen en disagio
n.v.t.
Niet afschrijven
Materiële vaste activa
Gronden en terreinen
n.v.t.
Niet afschrijven
Nieuwbouw gebouwen
lineair
40 jaar
Renovatie en verbouw gebouwen
lineair
25 jaar
Tijdelijke accommodaties
lineair
15 jaar
Technische installaties (w.o. zonnecollectoren)
lineair
15 jaar
Inventaris
lineair
15 jaar
Schoolgebouwen permanent
lineair
60 jaar
Schoolgebouwen semipermanent
lineair
20 jaar
Schoolgebouwen; verbouwing
lineair
25 jaar
Schoolgebouwen; installaties
lineair
40 jaar
Schoolgebouwen; inventaris (1e inrichting)
lineair
20 jaar
Riolering; eerste aanleg
lineair
60 jaar
Riolering; pompputten en rioolgemalen eerste aanleg
lineair
40 jaar
Riolering; aanleg bezinkbassin eerste aanleg
lineair
60 jaar
Riolering; IBA/pompgemalen eerste aanleg
lineair
30 jaar
Riolering; mechanisch deel bezinkbassins eerste aanleg
lineair
25 jaar
Wegen; aanleg en ingrijpende reconstructies
lineair
25 jaar
Wegen; trottoirs
lineair
25 jaar
Wegen; parkeervoorzieningen
lineair
25 jaar
Verkeersmaatregelen
lineair
25 jaar
Openbare verlichting; masten
lineair
40 jaar
Openbare verlichting armaturen
lineair
20 jaar
Groenvoorzieningen
lineair
25 jaar
Aanleg / inrichting speelvoorzieningen
lineair
15 jaar
Sportvoorziening; binnen accommodaties: aanleg
lineair
30 jaar
Sportvoorziening; binnen accommodaties renovatie
lineair
15 jaar
Sportvoorziening; buitenaccommodaties aanleg
lineair
25 jaar
Sportvoorziening; buitenaccommodaties renovatie
lineair
15 jaar
Sportvoorziening; buitenaccommodaties kunstgrasvelden
lineair
12 jaar
Sportvoorziening; gymlokalen/sporthallen
lineair
20 jaar
Sportvoorziening; inventaris gymlokalen
lineair
15 jaar
Sportvoorziening; nieuwbouw kleed accommodatie
lineair
30 jaar
Sportvoorziening; renovatie kleed accommodatie
lineair
15 jaar
Voertuigen
lineair
8 jaar
Verkeersregelinstallaties
lineair
15 jaar
Borden en bewegwijzering
lineair
10 jaar
Materieel
lineair
8 jaar
Tractie
lineair
8 jaar
Automatisering; netwerkbekabeling
lineair
8 jaar
Automatisering; hardware
lineair
4 jaar
Automatisering; software/ infosystemen/bestanden
lineair
5 jaar
Artikel 14.
Waardering en afschrijving vaste activa
Onderdeel van Verordening financieel beleid, beheer en organisatie versie 2023 (artikel 212 Gemeentewet)