De gemeente verzamelt en gebruikt persoonsgegevens van inwoners, leveranciers en medewerkers en andere natuurlijke personen (hierna te noemen: betrokkenen).
Dit privacybeleid is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door of namens de gemeente, waaronder de:
verwerking van persoonsgegevens binnen de bedrijfsprocessen van de gemeente;
verwerking van persoonsgegevens die is uitbesteed, of op een andere manier is georganiseerd, zoals deelname van de gemeente aan een rechtspersoon die voor de gemeente bepaalde diensten verricht, waar de gemeente zich hard maakt om het beleid op te leggen;
gegevensuitwisseling met derde partijen zoals bij samenwerkingsverbanden of leveranciers.
6. Principes voor de verwerking van persoonsgegevens
De AVG is gebaseerd op een aantal principes voor de verwerking van persoonsgegevens. De gemeente onderschrijft deze principes en stelt zich ten doel persoonsgegevens slechts te verwerken in overeenstemming met deze principes.
Rechtmatige grondslag
Persoonsgegevens worden door de gemeente slechts verwerkt in overeenstemming met de wet en op een behoorlijke en zorgvuldige wijze. Dit betekent onder meer dat verwerkingen alleen plaatsvinden indien hiervoor een rechtmatige verwerkingsgrondslag bestaat. Veelal vloeit de grondslag voor een verwerking bij een gemeente voort uit een wet (wettelijke verplichting) of een publiekrechtelijke taak.
De gemeente doet dit, onder meer, door middel de besluitvormingsprocedure waarin, afhankelijk van het onderwerp waarover een besluit wordt genomen, de privacy officer wordt betrokken. De Privacy Officer toetst daarmee tijdig of en dat de verwerkte persoonsgegevens een rechtmatige grondslag hebben.
Welbepaalde doeleinden
De gemeente verwerkt persoonsgegevens voor zeer uiteenlopende doeleinden. Zonder doel mogen persoonsgegevens niet worden verwerkt. De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op een wijze die noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor de gegevens zijn verkregen. Dit betekent dat de gemeente alleen die persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn om het doel te bereiken. De gemeente ziet af van de verwerking als het doel op een minder ingrijpende wijze kan worden bereikt, bijvoorbeeld door minder of geen persoonsgegevens te verwerken.
Minimale gegevensverwerking
Onder het uitgangspunt ‘Welbepaalde doeleinden’ kan dan ook gelezen worden dat er sprake moet zijn van minimale gegevensbewerking. Gegevens mogen alleen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Als het doel waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt, zonder of met minder persoonsgegevens kan worden bereikt, dan kiest de gemeente bij voorkeur voor die mogelijkheid. Ook als het doel waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt op een wijze kan worden bereikt die minder inbreuk maakt op de privacy van de betrokkene, dan kiest de gemeente bij voorkeur voor die mogelijkheid.
Verdere verwerking
Persoonsgegevens kunnen in bepaalde gevallen worden verwerkt voor andere doelen dan waarvoor ze in eerste instantie zijn verzameld. Daarbij geldt onder andere dat de twee doelen aan elkaar verwant moeten zijn, er zich geen nadelige effecten voor de betrokkenen voordoen, of dat hiervoor extra waarborgen zijn getroffen. De gemeente voert, voordat de verwerking start, een toets uit om te bepalen of de gegevens voor andere doelen mogen worden gebruikt op grond van de wet- en regelgeving.
Juiste en actuele gegevens
De gemeente zorgt ervoor dat alleen persoonsgegevens worden verwerkt die juist en actueel zijn gelet op het doel waarvoor zij verzameld zijn of vervolgens worden verwerkt. De gemeente neemt redelijke maatregelen om persoonsgegevens juist en actueel te houden, onjuiste persoonsgegevens te actualiseren, te rectificeren en/of te wissen.
Gegevens worden op tijd vernietigd
De gemeente stelt de bewaartermijn van een verwerking vast aan de hand van de wettelijke bepalingen en de selectielijsten. Gemeenten hebben op grond van de Archiefwet 1995 onder andere de plicht om zogenaamde selectielijsten op te stellen. Deze selectielijsten bepalen voor een selectie van documenten hoelang deze moeten worden bewaard.
Alleen als de bewaartermijn niet op basis van de wettelijke bepalingen of de selectielijsten kan worden vastgesteld, stelt de gemeente de bewaartermijn vast op basis van noodzakelijkheid. Persoonsgegevens worden dan niet langer bewaard dan noodzakelijk. De gemeente bewaart gegevens alleen langer als deze geanonimiseerd worden, zodat directe of indirecte identificatie van een persoon niet meer mogelijk is.
Integriteit en vertrouwelijkheid
De gemeente neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de persoonsgegevens, met name bijzondere persoonsgegevens, te beschermen tegen misbruik en onrechtmatige of ongeautoriseerde verwerking. De gemeente handelt hierbij in overeenstemming met het Informatiebeveiligingsbeleid. Het informatiebeveiligingsbeleid verplicht de gemeente om informatie te beveiligen tegen ongeautoriseerd gebruik, vernietiging (per ongeluk of onrechtmatig), verlies of vervalsing, onbevoegde bekendmaking of toegang en alle andere onrechtmatige manieren van verwerking.
De gemeente komt haar verplichting om technische en organisatorische maatregelen verder na door sectorspecifiek beleid, waaronder de Wet politiegegevens (bijlage 2 van dit beleid) en het Sociaal Domein (bijlage 1) op te stellen. De gemeente maakt verder haar personeel bewust over gegevensbescherming, bouwt controlemomenten in haar processen en controleert periodiek of de verwerkingen voldoende aan de wet- en regelgeving.
Het is medewerkers niet toegestaan om persoonsgegevens die de gemeente onder zich heeft, op te slaan op apparaten die niet door de gemeente worden beheerd of zijn goedgekeurd.
Privacy by Default en Privacy by Design
De gemeente houdt bij de ontwikkeling van nieuwe diensten, systemen of processen rekening met aspecten van privacy en gegevensbescherming om zo te komen tot een zo optimaal mogelijke bescherming van persoonsgegevens. Dit uitgangspunt wordt Privacy by Design (PbD) genoemd. De gemeente draagt er zorg voor dat concrete maatregelen zoveel mogelijk doorgevoerd worden in het ontwerp. Daarbij neemt de gemeente Privacy by Default als uitgangspunt: de standaardinstellingen zijn altijd zo privacy-vriendelijk mogelijk.
Toegang tot gegevens
Uitsluitend geautoriseerde gebruikers zijn bevoegd tot onder meer het invoeren, rechtstreeks raadplegen, wijzigen en verwijderen van persoonsgegevens voor zover aan hen hiervoor bevoegdheden zijn toegekend. Deze bevoegdheden worden verleend op grond van het binnen de gemeente geldend beleid voor toegang tot gegevens, waaronder het informatiebeveiligingsbeleid. Het beheer van bevoegdheden wordt periodiek gecontroleerd. De gemeente hanteert daarnaast specifieke oplossingen en toepassingen, waaronder het bijhouden van loggegevens, Om ongeautoriseerde toegang dan wel niet-toegestane verwerkingen van persoonsgegevens zo veel mogelijk te voorkomen en aan te pakken.
Inbreuk op persoonsgegevens
Bij toegang tot, verlies of wijziging van persoonsgegevens bij de gemeente, zonder dat dit de bedoeling is, is er sprake van een datalek. Dat moet, afhankelijk van het risico, worden gemeld bij de toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens) en soms bij de getroffen betrokkenen. De gemeente registreert datalekken, zet de bevindingen om in verbeterpunten en ziet toe op de opvolging hiervan. Nadere regels ten aanzien van het vaststellen, melden en afhandelen van datalekken zijn opgenomen in de procedure meldplicht datalekken.
Samenwerking
De gemeente schakelt soms derden in om persoonsgegevens in opdracht van haar te verwerken. Deze derden worden verwerkers genoemd. Ook een verwerker moet zich houden aan de privacyregelgeving en aan het privacybeleid van de gemeente. De AVG verplicht gemeenten tot het maken van contractuele afspraken met verwerkers, zogenaamde verwerkersovereenkomsten.
Samenwerkingsverbanden
Verder kan het voorkomen dat de gemeente samenwerkt met andere (overheids)organisaties om een taak van algemeen belang uit te voeren. In die gevallen kan sprake zijn van meerdere verwerkersverantwoordelijken (gezamenlijk of individueel). De gemeente maakt met deze organisaties afspraken over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt. Derden waarborgen een beschermingsniveau dat gelijk is aan dat van de gemeente.
Doorgifte buiten de EER
Doorgifte van persoonsgegevens aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie, geschiedt alleen in overeenstemming met de relevante bepalingen in toepasselijke wet- en regelgeving en dit privacybeleid.
Transparantie
De gemeente informeert de betrokkenen tijdig, op een zo eenvoudig mogelijke, begrijpelijke en toegankelijke wijze over de eventuele verwerking van persoonsgegevens en voor welke doeleinden deze worden verwerkt. De betrokkene wordt op een heldere en laagdrempelige wijze geïnformeerd over zijn rechten en de wijze waarop hij deze kan uitoefenen. Alleen indien de wet anders bepaalt, wijkt de gemeente van deze informatieplicht af.
Rechten van betrokkenen
Iedereen heeft het recht om te vernemen welke persoonsgegevens de gemeente over hem/haar heeft verzameld en waarvoor deze worden gebruikt. Betrokkenen hebben de mogelijkheid om hun rechten uit hoofdstuk III van de AVG uit te oefenen, te weten het recht van inzage, recht op rectificatie, recht op verwijdering, recht op bezwaar, recht op beperking en recht op overdraagbaarheid. Nadere regels ten aanzien van de rechten van betrokkenen zijn opgenomen in de procedure ‘rechten van betrokkenen’.
Geschillenbeslechting
Indien de betrokkene van mening is dat de gemeente niet op een juiste wijze met zijn persoonsgegevens is omgegaan, kan hij een klacht indienen middels de van toepassing zijnde klachtenprocedure zoals opgenomen in de privacyverklaring op de website https://www.bunnik.nl/privacy.
De betrokkene heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, met betrekking tot de naleving van de wet- en regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens.
Verantwoording
Onder de verantwoordelijkheid van zowel het college van B&W als de gemeenteraad vindt een groot aantal verwerkingen van persoonsgegevens plaats. Daar vindt extern en intern toezicht op plaats. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) houdt toezicht op de naleving van de privacyregels in Nederland. Daarnaast beschikt de gemeente over een interne toezichthouder: de Functionaris Gegevensbescherming (FG). De FG ziet erop toe dat de AVG intern wordt nageleefd. De gemeente stelt voldoende middelen ter beschikking aan de FG om het toezicht adequaat uit te kunnen voeren.
Verwerkingsregister
De gemeente beschikt over een verwerkingsregister, waarin alle verwerkingen van persoonsgegevens gedocumenteerd zijn en inzichtelijk zijn gemaakt.
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (GEB) of DPIA
Als een verwerking mogelijk een hoog risico inhoudt voor de betrokkene, moet de gemeente een beoordeling uitvoeren van het effect van een verwerking van persoonsgegevens. De gemeente voert in dat geval een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (ook wel DPIA genoemd). Als uit de GEB blijkt dat er inderdaad hoge risico’s zijn verbonden aan de verwerking, moet de gemeente voldoende maatregelen nemen om de risico’s te verminderen. Als het niet lukt om (voldoende) maatregelen te nemen om dit risico te beperken, dan moet de gemeente met de AP overleggen, voordat zij met de verwerking start. Dit wordt een voorafgaande raadpleging genoemd.
Functionaris gegevensbescherming (FG)
De gemeente is een overheidsinstantie die structureel en op grote schaal persoonsgegevens verwerkt, waaronder bijzondere persoonsgegevens. De gemeente is daarom verplicht een FG aan te stellen. De FG is de onafhankelijke intern toezichthouder en heeft een adviserende, informerende en toezichthoudende taak. Dit betekent dat de FG toeziet op alle verwerkingen van persoonsgegevens. De FG brengt jaarlijks een verslag uit aan de gemeenteraad en het College van B&W van zijn werkzaamheden, bevindingen en aanbevelingen.
PDCA Cyclus
De gemeente streeft ernaar om rondom de verwerking van persoonsgegevens in control te zijn en daarover op professionele wijze verantwoording af te leggen. In control betekent in dit verband dat de gemeente weet welke maatregelen genomen zijn ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens, dat er een planning is van de maatregelen die nog niet genomen zijn en dat dit geheel verankerd is in een Plan-Do-Check-Act-cyclus.
Daarnaast gebruikt de gemeente het borgingsproduct van de VNG als het beoordelingskader voor het waarborgen van privacy compliance binnen de gemeente. Het borgingsproduct is een normenkader dat door de gemeente gebruikt wordt voor het duiden van privacy risico’s en de daarbij behorende beheersmaatregelen binnen de gemeente.
Bewustwording
Beleid en maatregelen zijn niet voldoende om risico’s op het terrein van het verwerken van persoonsgegevens uit te sluiten. Het is noodzakelijk om het bewustzijn in de gemeentelijke organisatie voortdurend aan te scherpen, zodat kennis van risico’s wordt verhoogd en (veilig en verantwoord) gedrag om persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken wordt aangemoedigd. Iedere medewerker wordt aantoonbaar geïnformeerd over het zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens, bijvoorbeeld via instructies. Dit gebeurt passend binnen de context van en bij het domein waarbinnen die worden verwerkt.
Wet- en regelgeving
Op het onderhavig beleid is, onder meer, de volgende wet- en regelgeving van toepassing:
AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming;
UAVG (Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming);
Awb (Algemene wet bestuursrecht);
Gemeentewet;
Archiefwet.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies