Detailcontrole kan een vervolgstap zijn in het proces van materiële controle. Dit is het zwaarste middel dat kan worden ingezet. Deze stap kan de toezichthouder zetten als er uit de algemene controle (in het kader van de materiële controle) nog steeds onvoldoende zekerheid is verkregen over de rechtmatigheid en/of doelmatigheid van de gedeclareerde jeugdhulp. De detailcontrole dient ter verdieping van de materiële controle of een fraudeonderzoek. Een detailcontrole is een onderzoek met gebruikmaking en verwerking van persoonsgegevens van cliënten bij een aanbieder ten behoeve van een materiële controle of een fraudeonderzoek.
Detailcontrole wordt uitgevoerd nadat is voldaan aan de volgende voorwaarden:
De toezichthouder heeft een specifieke risicoanalyse verricht op de bevindingen uit het uitgevoerde algemene controleplan, bedoeld in artikel 6b.3, tweede lid;
De toezichthouder heeft naar aanleiding van de specifieke risicoanalyse een specifiek controleplan en specifiek controledoel opgesteld, waarin de objecten van materiële controle en de methoden van detailcontrole zijn opgenomen;
Het overeenkomstig onderdeel b vastgestelde specifieke doel van de materiële controle kan zonder detailcontrole niet worden bereikt;
Uit het specifieke controleplan blijkt dat in het kader van de detailcontrole niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan gelet op het met het onderzoeksdoel en de omstandigheden van het te onderzoeken geval noodzakelijk is;
De toezichthouder heeft de aanbieder voorafgaand aan de uitvoering van de detailcontrole toereikende en – op verzoek van de aanbieder schriftelijke – informatie verstrekt waarin wordt gemotiveerd hoe is voldaan aan de in dit lid genoemde voorwaarden.
Voorbeelden van een detailcontrole zijn:
Gerichte vragen aan een aanbieder om met betrekking tot geleverde jeugdhulp informatie aan te leveren (bijvoorbeeld over aantal uren begeleiding die geleverd is).
Inzicht in de administratie van de aanbieder:
Vergelijking van bestanden van de gemeente met die van de aanbieder;
Vergelijking van het berichtenverkeer (onder meer startzorgberichten);
Vergelijking van het facturatieverkeer;
Uitnutting zorgproducten (dubbele producten);
Vergelijking met afgegeven beschikking, wat inhoudt: recht op/ toewijzing van preventie of jeugdhulp;
Controle vergelijking producten, in zorg - uit zorg;
Overlappingen in zorgproducten (voor de DBC kan de gemeente ook kijken naar directe en indirecte tijd);
Nagaan van de agenda van de aanbieder.
Detailcontrole kan zonder of met inzage in het jeugdhulpdossier van de cliënt plaatsvinden. Inzage in het jeugdhulpdossier is alleen in het uiterste geval toegestaan in het kader van detailcontrole en dan enkel door of onder verantwoordelijkheid van personen die daartoe bevoegd zijn volgens de Regeling Jeugdwet (zie artikel 6b.5 lid 2 Regeling Jeugdwet). Daarnaast is inzage in het jeugdhulpdossier mogelijk met toestemming van de jeugdige of de wettelijke vertegenwoordiger. Soms is informatie uit werkroosters of uit urenverantwoordingen echter al voldoende.
Tot dossierinzage bevoegde personen kunnen zijn artsen, gedragswetenschappers, verpleegkundigen of jeugdhulpverleners, die beroepshalve een geheimhoudingsplicht hebben. Of een arts of juist een jeugdhulpverlener wordt ingezet is afhankelijk van de aard van de jeugdhulp. Bij GGZ is inzet van een arts nodig voor dossierinzage, voor reguliere jeugdhulp ligt inzet van een SKJ-geregistreerde jeugdhulpverlener voor de hand.
Doel van deze verplichting om personen met een geheimhoudingsplicht in te zetten is dat voldoende zorginhoudelijke deskundigheid wordt ingezet. Die is vereist om op zorgvuldige wijze de relevante dossierinformatie te verzamelen en die op de juiste wijze te kunnen interpreteren. Dit ook met het oog op de trekken conclusies uit de detailcontrole en de mogelijk te nemen handhavingsmaatregelen.
Artikel 3.3
Detailcontrole
Onderdeel van Algemeen controleplan – ten behoeve van controles op grond van de Jeugdwet Toezichthouders Wmo en Jeugdwet Zeeland