In de Regeling Jeugdwet staat formele controle als volgt omschreven: ‘’Een onderzoek waarbij het college of een door het college aangewezen persoon nagaat of het gedeclareerde bedrag’:
Een prestatie betreft die is geleverd ten behoeve van een jeugdige die zijn woonplaats heeft binnen de gemeente van het college;
Een prestatie betreft voor een in de wet of daarop gebaseerde regelgeving bedoelde dienst;
Een prestatie betreft tot levering waarvan degene die de declaratie indient jegens de gemeente bevoegd is, en
Overeenkomt met daartoe door of namens het college gemaakte afspraken of subsidievoorwaarden dan wel in hoogte aansluit bij hetgeen in de Nederlandse marktomstandigheden in redelijkheid passend is te achten.''
Tot bovenstaande wordt ook gerekend;
Of de ingediende declaratie valt binnen de namens het college afgegeven beschikking (qua omvang, duur, intensiteit, product).
Formele controles betreffen een controle op een deel van de rechtmatigheid van de ingediende declaraties en worden uitgevoerd bij de reguliere verwerking van facturen. Formele controles omvatten geen toetsing van feitelijke levering, wat een belangrijk onderdeel van rechtmatigheid is en er is ook geen sprake van het inzien van het dossier van de cliënt.
Signalen uit de formele controle kunnen aanleiding zijn tot de inzet van een materiële controle.
Voorbeelden, echter niet limitatief, van signalen uit de formele controle zijn:
Bijzondere verschillen tussen dezelfde typen aanbieders, waarbij de ene aanbieder bijvoorbeeld altijd duurdere vormen van jeugdhulp declareert;
Fouten/oneigenlijk gebruik (wel handelen in lijn met de beschikking/ het contract maar in strijd met de bedoeling ervan);
Andere onverklaarbare zaken of externe signalen.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.1
Formele controle
Onderdeel van Algemeen controleplan ten behoeve van controles op grond van de Jeugdwet