De griffier, na overleg met de voorzitter, agendeert en organiseert de gesprekken.
De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om, voor zover van toepassing, de verslagen van voorgaande klankbordgesprekken in te zien.
De leden van de commissie en de burgemeester krijgen de gelegenheid om bespreekpunten aan te leveren.
Bij het opstellen van de agenda kan, voorzien van een motivatie, door de leden van de commissie en/of de burgemeester extra prioriteit aan één of meerdere bespreekpunten worden aangegeven. De keuze voor toekenning van prioriteit wordt in de agenda toegelicht.
De commissie bepaalt tijdig op welke wijze input wordt gevraagd aan de gemeenteraad.
De commissie bepaalt tijdig, in samenspraak met de burgemeester:
welke referenten worden geraadpleegd;
welke informatie aan hen wordt gevraagd en
op welke wijze deze informatie wordt verwerkt.
De van de gemeenteraad en van referenten ontvangen informatie wordt gedeeld met de leden van de commissie en de burgemeester. De gemeenteraad en de referenten worden hier vooraf van op de hoogte gesteld.
Artikel 8 lid 3 is op de betrokken referenten van overeenkomstige toepassing.
Uiterlijk twee weken voor het gesprek ontvangen de leden van de commissie en de burgemeester namens de voorzitter een schriftelijke uitnodiging; die bevat in ieder geval plaats, tijdstip, agenda en eventuele bespreekpunten.
Betrokkenen die niet in staat zijn het gesprek bij te wonen delen dit tijdig mee.
Het klankbordgesprek gaat door wanneer het quorum (de helft plus 1 van het aantal leden) aanwezig zijn.
Het afwezige lid krijgt of de afwezige leden krijgen op voorhand de kans input te leveren.
Bij onvoldoende quorum bij de leden van de commissie en bij verhindering van de burgemeester zorgt de griffier, in overleg met de voorzitter, voor een nieuwe afspraak.
Artikel 5
Voorbereiding van het gesprek
Onderdeel van Verordening Klankbordgesprekken burgemeester en raad 2025