Door de griffier wordt het verslag in conceptvorm opgesteld en voor akkoord voorgelegd aan de burgemeester en de leden van de commissie.
Na verkregen akkoord wordt het verslag, door ondertekening door de voorzitter en de burgemeester, vastgesteld.
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.
Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.