Voorbereidingskosten zijn kosten die gemaakt worden voordat overgegaan wordt tot het aanschaffen of vervaardigen van een actief. Het betreft bijvoorbeeld de kosten van bodemonderzoek, de kosten van een onderzoeksbureau of architect, en de voorbereiding (ureninzet) door eigen personeel. Het volgende onderscheid is hierbij van belang:
Voorbereiding door eigen personeel
Overige voorbereidingskosten
Voorbereiding door eigen personeel
De ingezette uren ambtelijke voorbereidingsuren worden geactiveerd voor zover zij deel uitmaken van het investeringsvoorstel. De overige uren worden verantwoord op de exploitatie.
Overige voorbereidingskosten
Alle overige voorbereidingskosten worden geactiveerd. Dit is conform het BBV (artikel 63, lid 3): "de vervaardigingsprijs omvat de aanschafkosten van de gebruikte grond- en hulpstoffen en de overige kosten welke rechtstreeks aan de vervaardiging kunnen worden toegerekend".
Kosten van onderzoek en ontwikkeling
Kosten van onderzoek en ontwikkeling voor een materiaal vast activum kunnen worden geactiveerd indien:
Het voornemen bestaat het actief te gebruiken of te verkopen;
De technische uitvoerbaarheid om het actief te voltooien vaststaat;
Het actief in de toekomst economisch of maatschappelijk nut zal genereren en;
De uitgaven die aan het actief zijn toe te rekenen betrouwbaar kunnen worden vastgesteld.
Voorbereidingskredieten
In sommige gevallen dient eerst enig onderzoek plaats te vinden voordat er voldoende inzicht (in de kosten) is om een krediet aan te vragen. Dan wordt veelal eerst een voorbereidingskrediet aangevraagd. Op dit krediet worden de voorbereidingskosten verantwoord.
In veel gevallen zal dit voorbereidingskrediet (en de daarop verantwoorde kosten) overgaan naar het definitieve (uitvoerings-)krediet. Bij de aanvraag van het uitvoeringskrediet worden de voorbereidingskosten dus mee begroot. Indien het voorbereidingskrediet niet leidt tot een definitief krediet dient dekking gezocht te worden voor de op het voorbereidingskrediet geboekte uitgaven. Als er geen actief wordt gerealiseerd moeten deze lasten conform de BBV direct ten laste van de exploitatie worden gebracht.
6. De voorbereidingskosten voor de aanschaf of vervaardiging van het actief worden door de gemeente Kampen verantwoord op dat actief (en dus geactiveerd), voor zover zij deel uitmaken van het investeringsvoorstel. De kosten van onderzoek en ontwikkelingen moeten voldoen aan de voorwaarden die gesteld zijn in het BBV.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.4
Voorbereidingskosten
Onderdeel van Nota waardering en afschrijving gemeente Kampen