Van een beeldvormende bijeenkomst wordt in beginsel geen enkel verslag, in welke vorm dan ook, gemaakt, noch vastgesteld.
Voorafgaand aan de vergadering wordt door de griffie een geannoteerde agenda in begrijpelijk taalgebruik toegezonden en in de Schakel gepubliceerd;
In de agenda wordt per agendapunt beschreven: 1. Het onderwerp, 2. De historie van het beleidspunt, 3. Het doel van de beeldvormende bijeenkomst, 4. De opzet van de beeldvormende bijeenkomst, 5. (Eventueel) wat er van de deelnemers wordt verwacht, 6. (Eventueel) tips voor gedetailleerdere bijlagen die de raadsleden vooraf zouden kunnen bestuderen.
De hiervoor genoemde geannoteerde agenda wordt opgesteld in samenwerking met de behandelend ambtenaar en moet overeenkomen met de uiteindelijke gang van zaken.
Zo snel mogelijk na de beeldvormende bijeenkomst wordt de informatie die beschikbaar is gekomen, aan de stukken in het raadsinformatiesysteem en de website toegevoegd.
Van een oordeelsvormende bijeenkomst wordt een audioverslag gemaakt en een besluitenlijst.
De besluitenlijst van de oordeelsvormende bijeenkomst moet inhouden:
de namen van de sessievoorzitter, de griffier, de wethouders, raadsleden, fractievertegenwoordigers, allen voor zover zij hebben deelgenomen aan de vergadering, alsmede van de leden die afwezig waren en overige personen die het woord gevoerd hebben;
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest.
per agendapunt de aantekening of het raadsstuk rijp is voor besluitvorming, of het raadsstuk geen bespreking behoeft (als hamerstuk), of dat de raad het onderwerp wenst te bespreken (als bespreekstuk) en in dat geval wat de punten van debat zijn.
bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen die, op grond van het bepaalde in artikel 26 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
Eventuele concrete vragen aan het college, die tijdens de vergadering niet beantwoord kunnen worden, worden vastgelegd in een daartoe opgesteld reactieformulier.
Bij het begin van de oordeelsvormende bijeenkomst wordt, indien mogelijk, de besluitenlijst van de vorige oordeelsvormende bijeenkomst vastgesteld.
De sessievoorzitter, griffier, wethouders, raadsleden en fractievertegenwoordigers hebben het recht, een voorstel tot verandering te doen, indien de besluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen (toe-)gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de aanvang van de vergadering bij de griffier te worden ingediend.
Van een raadsvergadering wordt een audioverslag gemaakt alsmede een besluitenlijst.
De besluitenlijst van de raadsvergadering moet inhouden:
de namen van de voorzitter, de griffier, de wethouders en raadsleden, allen voor zover aanwezig, alsmede van de leden die afwezig waren en overige personen die het woord gevoerd hebben;
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest.
de genomen besluiten, inclusief besluiten aangaande moties en (sub)amendementen.
een overzicht van het verloop van elke stemming, met vermelding bij hoofdelijke stemming van de namen van de leden die voor of tegen stemden, onder aantekening van de namen van de leden die zich overeenkomstig de Gemeentewet van stemming hebben onthouden of zich bij het uitbrengen van hun stem hebben vergist.
de tekst van een uitgesproken stemverklaring.
bij het desbetreffende agendapunt de naam en de hoedanigheid van die personen aan wie het op grond van het bepaalde in artikel 26 door de raad is toegestaan deel te nemen aan de beraadslagingen.
Bij het begin van de raadsvergadering wordt, zoveel mogelijk, de besluitenlijst van de vorige raadsvergadering vastgesteld.
De raadsleden, de voorzitter, de wethouders en de griffier hebben het recht, een voorstel tot verandering aan de raad te doen, indien de besluitenlijst onjuistheden bevat of niet duidelijk weergeeft hetgeen (toe-)gezegd of besloten is. Een voorstel tot verandering dient voor de aanvang van de vergadering bij de griffier te worden ingediend.
Voor zover de aard en de inhoud van de besluitvorming zich daartegen niet verzet, worden conceptbesluitenlijsten zo spoedig mogelijk na de vergadering door plaatsing op de website van de gemeente openbaar gemaakt.
Besluitenlijsten worden opgesteld onder de zorg van de griffier.
Een vastgestelde besluitenlijst wordt door de (sessie-)voorzitter en de griffier ondertekend.
HOOFDSTUK 2: › Paragraaf 4
Artikel 33
Verslaglegging
Onderdeel van REGLEMENT VAN ORDE VOOR DE VERGADERINGEN EN ANDERE WERKZAAMHEDEN AANGAANDE DE GEMEENTERAAD VAN WAALRE 2026