In deze beheerregeling wordt verstaan onder:
informatieobjecten, als bedoeld in artikel 1, onder c, van de Archiefwet 1995:
bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten;
bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan;
bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten;
reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde informatieobjecten of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 van de Archiefwet 1995 zijn vervaardigd;
archiefbewaarplaats: de overeenkomstig artikel 31 van de Wet aangewezen archiefbewaarplaats waaronder begrepen een digitaal archief (ook wel e-depot genoemd);
archiefruimte: een overeenkomstig artikel 1 onder e van de Wet aangewezen archiefruimte;
authenticatie: het toekennen van een of meer kenmerken aan informatie, zodanig dat later kan worden vastgesteld dat het om de originele, authentieke informatie gaat;
beheer: de ambtelijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van werkzaamheden om informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren;
beheerder: teamleider Proces- en Informatiemanagement;
cab: change advisery bord
conversie: omzetting van gegevens naar een ander bestandsformaat, als bedoeld in art. 1 onder d, van de Archiefregeling;
e-depot: voorziening voor het beheer en borgen van duurzame toegankelijkheid van te bewaren digitale informatie van de gemeente Soest;
gemeentearchivaris: de overeenkomstig artikel 32 van de Archiefwet door het college aangewezen gemeentearchivaris.
informatiebeheer: het geheel aan maatregelen om de informatie in duurzame, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren gedurende de wettelijk bepaalde termijn zodanig dat de authenticiteit ervan kan worden aangetoond en de informatie volledig, actueel en betrouwbaar, in leesbare en interpreteerbare vorm, beschikbaar kan worden gesteld.
ISO: Information Security officer, richt zich op de operationele uitvoering van het informatiebeveiligingsbeleid.
kwaliteitssysteem: kwaliteitssysteem als bedoeld in art. 16 van de Archiefregeling.
metadataschema: metadata zijn gegevens die data ‘omschrijven’. Bij een informatieobject zijn dit bijvoorbeeld de auteur, aanmaakdatum en het aantal pagina’s. Een metagegevensschema is een informatiemodel waarin alleen de metagegevens van de informatieobjecten beschreven zijn.
migratie: het overzetten van gegevens en toepassingsprogrammatuur naar een ander platform, als bedoeld in art.1 onder k, van de Archiefregeling.
organisatorische eenheid: een groep binnen een organisatie, zoals een team, die een gezamenlijk doel nastreeft
overbrenging: het overbrengen van zowel fysieke- als digitale bestanden naar de archiefbewaarplaats.
selectielijst: lijst waarin staat aangegeven of de informatieobjecten voor blijvende bewaring of voor vernietiging in aanmerking komen. Bij informatieobjecten die voor vernietiging in aanmerking komen, staat na welke termijn de stukken moeten worden vernietigd.
sbo: strategisch beleidsoverleg proces- en informatiemanagement
vervanging: digitalisering met de verplichting om de originele versies te vernietigen. Dat is alleen toegestaan binnen de kaders die het archiefrecht stelt en vergt een formeel Vervangingsbesluit.
vervreemding: het in eigendom overdragen van informatieobjecten aan een andere rechtspersoon.
zorg: de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de Archiefwet 1995 en uitvoerende regelingen.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies