Als de burgemeester besluit dat nader onderzoek nodig is, zet hij dit in gang. De burgemeester is opdrachtgever van het onderzoek en bewaakt de voortgang van het onderzoek. Als opdrachtgever kan hij het onderzoek zelf uitvoeren, intern beleggen bij door hem aangewezen personen, of een extern onderzoeksbureau inschakelen. Het gehele onderzoek vindt plaats in een vertrouwelijke context. Dat betekent dat er ook vertrouwelijk wordt omgegaan met (concept-)gespreksverslagen en (concept-)onderzoeksrapportages. Een onderzoek bestaat uit de volgende stappen:
De burgemeester komt met de onderzoekers een schriftelijke onderzoeksopdracht overeen, met daarin de onderzoeksvragen, de methoden, en de wijze van rapportage. Indien er gekozen wordt voor externe onderzoekers, maakt de burgemeester met hen tevens afspraken over de planning, de kosten en de samenstelling van het onderzoeksteam. De onderzoekers dienen zich te houden aan dit protocol.
In overleg met de onderzoekers wordt ervoor gezorgd dat relevante gegevens worden veiliggesteld en overgedragen aan de onderzoekers. Wanneer het gaat om gegevens op apparaten en/of netwerken die eigendom zijn van of in gebruik zijn bij de gemeente wordt conform de gebruikersovereenkomst (mobile device management) en het privacy- en informatiebeveiligingsbeleid van de gemeente gehandeld. Indien nodig vindt er afstemming plaats met de Functionaris Gegevensbescherming.
De burgemeester informeert de betrokken politieke ambtsdrager en de melder dat een onderzoek wordt ingesteld. Er wordt een brief verzonden met daarin in ieder geval de aanleiding voor het onderzoek, het onderzoeksprotocol en de contactgegevens van de onderzoekers.
De burgemeester weegt zorgvuldig af welke andere personen geïnformeerd moeten worden over het onderzoek, waarbij het uitgangspunt is dat de groep geïnformeerde personen zo klein mogelijk wordt gehouden.
Tijdens de uitvoering van het onderzoek kunnen personen op ambtelijk en op bestuurlijk niveau binnen de gemeente, maar ook externe personen worden benaderd voor een interview. Deze interviews worden door ten minste twee personen gevoerd. Desgewenst kunnen geïnterviewden zich laten bijstaan door één persoon.
Van elk interview wordt een gespreksverslag gemaakt dat ter accordering wordt voorgelegd aan de geïnterviewde. Deze heeft de mogelijkheid om binnen vijf werkdagen schriftelijk te reageren op het verslag. Indien de gesprekspartner accordering weigert, wordt hiervan melding gemaakt in het onderzoeksrapport. Desgewenst kan een schriftelijke weergave van de afwijkende mening van de gesprekspartner bij het verslag worden gevoegd. De gespreksverslagen blijven in het bezit van de onderzoekers en worden niet gedeeld met de opdrachtgever.
De feiten worden voorzien van een duiding en verwerkt in een conceptrapportage. De conceptrapportage wordt voor een feitenverificatie voorgelegd aan de betrokkene en vervolgens aan de burgemeester. Feitelijke onjuistheden worden verwerkt.
Op de definitieve rapportage, waar ook conclusies en eventuele aanbevelingen aan worden toegevoegd, mogen de betrokkene en de burgemeester hun zienswijze geven. De eventuele zienswijzen worden als bijlage bij het rapport gevoegd.
Wanneer het onderzoek is afgerond, leveren de onderzoekers het onderzoeksrapport op bij de burgemeester.
Hoofdstuk B.
Artikel 4)
Nader onderzoek
Onderdeel van Protocol omgang vermoeden van integriteitsschendingen gemeente Stein 2024