Voordat de oproep voor een bijeenkomst van een Petear wordt verzonden, stelt de agendacommissie de agenda vast.
De griffier draagt er zorg voor dat de ontwerpagenda plus bijbehorende stukken tijdig aan de agendacomissie worden verzonden. Indien het college nog spoedstukken wil toevoegen, dienen deze op de dag van de agendacommissie uiterlijk om 15.00 uur naar de leden van de agendacommissie te kunnen worden verzonden.
Ten minste 8 dagen voor een vergaderdag wordt aan de leden van het Petear een oproep onder vermelding van dag, tijdstip en plaats van de vergadering verzonden.
De (voorlopige) agenda en de daarbij behorende stukken, met uitzondering van de in artikel 86, tweede lid), van de Gemeentewet bedoelde stukken worden tegelijkertijd met de oproepen verzonden.
Informatie van de raad of aan de raad verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, blijft in afwijking van het eerste en tweede lid onder berusting van de griffier en verleent de griffier de leden van de raad en de commissieleden inzage. Commissieleden kunnen alleen inzage krijgen in stukken van het het Petear waarvan zij deelnemer zijn.
De griffier draagt, op voorstel van de agendacommissie, zorg voor het verzenden van uitnodigingen/attenderingen voor de vergadering aan betrokkenen en deskundigen.
In spoedeisende gevallen kan de agendacommissie ná het verzenden van de schriftelijke oproep tot uiterlijk 48 uur voor de aanvang van een vergadering een aanvullende agenda opstellen. Hij draagt er daarbij zorg voor dat de daarbij behorende stukken eveneens uiterlijk 48 uur voor de aanvang van de vergadering in het bezit zijn van de raadsleden.
In zeer spoedeisende situaties kan de oproep voor een bijeenkomst van het Petear tijdens de bijeenkomst worden verstrekt.
Hoofdstuk 4
Artikel 16.