De gemeente bestaat uit verschillende lagen, van ambtelijk tot bestuurlijk niveau. De gemeenteraad vormt hierbij het hoogste orgaan. Iedere laag binnen de gemeentelijke organisatie heeft zijn eigen verantwoordelijkheden en bevoegdheden. In deze paragraaf worden de verantwoordelijkheden met betrekking tot het gemeentelijk vastgoed nader verkend. Onderstaand figuur geeft deze verantwoordelijkheden per organisatielaag schematisch weer.
FIGUUR 5 ORGANISATIE EN VERANTWOORDELIJKHEDEN (BRON:NEN8026 MET AANPASSINGEN METAFOOR )
De raad, het college en de ambtelijke organisatie vervullen binnen het vastgoedproces ieder een eigen rol. De sturing op gemeentelijk vastgoed vindt plaats van boven naar beneden, waarbij het grof naar fijn-principe wordt toegepast. De top van de piramide – de gemeenteraad en het college – stelt de kernwaarden en beleidsdoelen vast (grof). Deze worden binnen de ambtelijke organisatie verder uitgewerkt naar tactische keuzes en operationele uitvoering (fijn). Het afleggen van verantwoording verloopt in omgekeerde richting: van onder naar boven, waarbij elke laag rapporteert over de voortgang, prestaties en resultaten aan de bovenliggende bestuurslaag.
De raad heeft een kaderstellende rol en maakt richtinggevende keuzes op hoofdlijnen. Het gaat hier dan bijvoorbeeld om uitgangspunten met betrekking tot de omvang en samenstelling van de vastgoedportefeuille, maar ook het formuleren van kaders voor vastgoedtransacties en prijsbeleid. Om invulling te geven aan die kaderstellende rol beschikt de raad over een aantal instrumenten: de meerjarenbegroting, de tussentijdse rapportages, het jaarverslag en de jaarrekening. Naast deze reguliere instrumenten in het kader van de planning- en control cyclus stelt de raad, als onderdeel van het budgetrecht, investeringskredieten beschikbaar en heeft de raad de mogelijkheid om wensen en bedenkingen ter kennis van het college te brengen ingeval van voorgenomen privaatrechtelijke besluiten. Al deze instrumenten vloeien direct voort uit de bevoegdheidsverdeling zoals vastgelegd in de Gemeentewet.
Het college voert het dagelijks bestuur van de gemeente en is belast met de voorbereiding en uitvoering van de beslissingen van de raad. Daarnaast besluit het college over alle overeenkomsten die met vastgoed te maken hebben, inclusief de prijs en andere voorwaarden. Het college besluit dus over aan- en verkoop van gebouwen, over verhuur en bruikleen. Dit is een eigenstandige maar geen onbegrensde bevoegdheid van het college. De begrenzing vloeit immers voort uit kaders die de raad heeft vastgesteld, het budgetrecht van de raad en de wijze waarop de raad invulling wenst te geven aan de wensen en bedenkingenprocedure. Het college bestuurt en besluit als collegiaal bestuur over vastgoedtransacties.
De ambtelijke organisatie – aangestuurd door de gemeentesecretaris – bereidt besluitvorming door het college voor en voert deze uit. De uitoefening van specifieke bevoegdheden van het college kan worden gemandateerd aan functionarissen binnen de ambtelijke organisatie. De gemeente heeft haar mandatering vastgelegd in het mandaatbesluit. 2 Mandaatregeling gemeente Den Helder 2023, te raadplegen via https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR695625/1.
Hoofdstuk 3
Artikel 1.10
Organisatie en vastgoedsturing
Onderdeel van Besluit van de gemeenteraad van de gemeente Den Helder, houdende regels omtrent het vastgoedbeleid