In de praktijk zal de gemeente voor bepaalde projecten al kosten maken voordat een grondexploitatie is vastgesteld en het nog niet zeker is of deze kosten ook terug verdiend zullen gaan worden. De commissie BBV heeft bepaald dat deze voorbereidingskosten onder voorwaarden mogen worden geactiveerd onder de immateriële vaste activa als ‘kosten van onderzoek en ontwikkeling’:
de kosten moeten passen binnen de ‘kostensoortenlijst’ van het Omgevingsbesluit. Het gaat zowel over gebiedseigen als -gebiedsoverstijgende kosten. Daarbij is de kostensoortenlijst sinds met de Omgevingswet uitgebreid met kosten voor de aanleg van warmtenetten, gebouwd parkeren en dergelijk. Bedoeld om gasloos en in hogere dichtheden te bouwen in bestaand stedelijk gebied;
indien na 5 jaar voorbereiding geen sprake is van een actieve grondexploitatie, moeten de voorbereidingskosten worden afgeboekt ten laste van het jaarresultaat of kunnen de kosten worden voorzien;
de plannen waarvoor de voorbereidingskosten worden gemaakt, moeten bestuurlijke instemming hebben; hetgeen moet blijken uit een raadsbesluit.
Zodra voor een project een grondexploitatie wordt geopend, wordt het voorbereidingsbudget ingebracht in de grondexploitatie.