Inwoners kunnen een vrijwilliger, groep vrijwilligers, verenigingen of instellingen voordragen voor de vrijwilligersprijs. Een adviescommissie, bestaande uit de portefeuillehouder Welzijn van de gemeente Heerde en twee winnaars uit de voorgaande twee jaren, selecteert per categorie drie genomineerden en adviseert het college hierover. Het college besluit op basis van dit advies wie de genomineerden voor de vrijwilligersprijs zijn. Daarna worden de genomineerden bekendgemaakt en kunnen inwoners hun stem uitbrengen.