We geven de samenwerking vorm door het organiseren van bestuurlijke overleggen per regionale opgave, gekoppeld aan de in paragraaf 3 beschreven kleuren en het bestuurlijk overleg Duin- en Bollenstreek. Een ambtelijk kernteam DBS ondersteunt deze overlegstructuur.
Bestuurlijke overleggen (BO’s)
De gemeenten overleggen periodiek per regionale opgave (kleur).
Elke gemeente is met één vaste deelnemer c.q. portefeuillehouder vertegenwoordigd in ieder BO.
De vaste BO-deelnemers benoemen één van hen als voorzitter van het BO.
Elke gemeente levert (tenminste) één voorzitter.
Bij een BO mogen ook andere bestuurders van de deelnemende gemeenten aanschuiven als agendalid indien de inhoudelijke agenda daar aanleiding toe geeft.
We organiseren de BO’s zoveel mogelijk op één dag (een BO-dag) en zonder overlap in tijd. We combineren BO’s als een onderwerp in twee of meer BO’s besproken moet worden.
Tijdens de BO’s vindt de bestuurlijke afstemming tussen de gemeenten plaats over de inhoudelijke uitwerking van en sturing op de uitvoering van de programma’s en projecten.
Indien noodzakelijk kan een BO besluiten tot een extra bestuurlijk overleg over een specifiek onderwerp. Dit extra overleg kan niet worden ingezet ter vervanging van het overleg tijdens de reguliere BO-dag.
Het sociaal domein kent in DBS verband een eigen overlegstructuur en frequentie. De paarse opgave richt zich op de verbinding tussen het sociaal domein en de ontwikkelingen en projecten in de overige kleuren.
Bestuurlijk overleg DBS (BO DBS)
Het BO DBS bestaat uit de voorzitters van de BO’s.
De deelnemers aan het BO DBS benoemen één van hen als voorzitter van het BO BDS.
Het BO DBS is verantwoordelijk voor processturing, regie en reflectie op de samenwerking en bewaakt de integraliteit.
Gedurende het jaar monitort het BO DBS de in het werkprogramma (zie rol colleges) vastgelegde afspraken.
Het BO DBS bepaalt jaarlijks het aantal reguliere BO-dagen voor het komende jaar.
Het BO DBS heeft minimaal één keer per jaar gezamenlijk overleg met de colleges van de deelnemende gemeenten.
Rol colleges
De colleges van de deelnemende gemeenten stellen jaarlijks voor het komende jaar een gezamenlijk werkprogramma voor de regionale samenwerking vast, met een doorkijk voor de jaren daarna. Het werkprogramma bevat per regionale opgave de concrete programma’s en projecten die we gezamenlijk oppakken.
De colleges van de deelnemende gemeenten informeren zelf hun gemeenteraden. Er is geen sprake van een informatieplicht die voortvloeit uit dit convenant of uit de Wet gemeenschappelijke regelingen.
De colleges van de deelnemende gemeenten stellen de gemeenteraden in staat om zich uit te spreken over voorgenomen beleid en activiteiten op regionaal niveau, te besluiten over de gemeentelijke deelname en bijdrage daaraan, en te controleren in hoeverre de lokale inbreng op regionaal niveau is meegenomen. Hiervoor kunnen de reguliere P&C-producten en raadsstukken, als ook de voortgangsrapportage over de programma’s en projecten in het kader van de vijf regionale opgaven worden gebruikt.
De colleges van de deelnemende gemeenten spreken de intentie uit om - waar mogelijk - regionale voorstellen en beslispunten eensluidend en gelijktijdig voor te leggen aan de gemeenteraden. De besluiten worden uitsluitend voorgelegd aan de raden van die gemeenten die de besluiten aangaan.
De colleges van de deelnemende gemeenten besluiten over het aangaan van het convenant, nadat de raden daar hun zienswijze over en toestemming voor hebben gegeven.
De praktische werkwijze met betrekking tot de organisatie van de samenwerking werken de colleges verder uit.
Betrokkenheid gemeenteraden
In deelnemende gemeenten bepaalt iedere raad zélf op welke wijze hij zijn invloed op de samenwerking organiseert. De colleges faciliteren dit door in hun samenwerking informatie-uitwisseling en ontmoeting met en tussen gemeenteraden te organiseren. Leidend hiervoor zijn de gezamenlijke radenbijeenkomsten, die in afstemming met de griffies en de presidia worden georganiseerd.
De raden besluiten via de reguliere agendering van beleidsstukken en P&C documenten over de inhoudelijke programma’s en projecten.
Ambtelijke organisatie
Een ambtelijk kernteam DBS ondersteunt de governance van de regionale samenwerking. Dit team ondersteunt de bestuurlijke overleggen, organiseert bijeenkomsten voor gezamenlijke colleges en gemeenschappelijke raden, is ambtelijke verbinder met de griffies, houdt verbinding met de projectorganisaties in het kader van de uitvoering van de programma’s en projecten en de overige betrokken ambtenaren van de deelnemende gemeenten.
Het ambtelijk kernteam bestaat tenminste uit een programmadirecteur DBS en een programmasecretaris. Daarnaast zijn er andere functionarissen die de operationele taken, zoals die voor de financiën en communicatie, binnen het kernteam vervullen.
De programmadirecteur DBS is de voorzitter van het ambtelijk kernteam DBS en stuurt het kernteam aan.
De programmadirecteur DBS is ambtelijk opdrachtgever van de programma’s en projecten die in het door de colleges vastgestelde werkprogramma zijn opgenomen.
Elke deelnemende gemeente draagt financieel een evenredig deel (20%) bij aan de kosten van de programmadirecteur DBS en het organisatiebudget.
Voor de overige functionarissen in het kernteam leveren de gemeenten capaciteit uit de bestaande formatie naar rato van het inwoneraantal.
De inzet en financiële dekking van capaciteit bij programma’s en projecten is onderdeel van de besluitvorming over de programma’s en projecten. De inzet en verdeling van de kosten kan per project of programma verschillen.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies