De secretaris van de commissie draagt er zorg voor dat na de afronding van de benoeming, herbenoeming en de klankbordgesprekken/functioneringsgesprekken alle archiefbestanden onverwijld als geheim gearchiveerd worden in de daartoe aangewezen archiefruimte.
De secretaris van de commissie draagt zorg voor een zorgvuldige overbrenging naar de gemeentelijke archiefbewaarplaats conform de geldende Archiefwet en Archiefbesluit.