In het eerste lid is bepaald dat een aanvraag voor subsidie schriftelijk dient te worden gedaan. Met 'schriftelijk' is meer bedoeld dan 'op papier geschreven'. Zo kan een aanvraag ook digitaal worden gedaan, mits het college het door hem vastgestelde formulier ook in digitale vorm beschikbaar heeft gesteld.
De vraag kan worden gesteld of het wenselijk is om standaardaanvraagformulieren te hanteren of is dit nu juist een voorbeeld van meer administratieve rompsloop? Uiteraard is het een vrije keuze van de gemeente. Door het gebruik van standaardformulieren wordt in ieder geval de rechtszekerheid bevorderd. Voor de aanvrager is meteen duidelijk welke documenten hij dient te overleggen. Het is van belang dat het aanvraagformulier slechts die vragen bevat, die strikt noodzakelijk zijn voor de behandeling van een aanvraag, dus zo eenvoudig mogelijk. Tevens kan met een aanvraagformulier de uniformiteit van behandeling van subsidieaanvragen in de verschillende beleidsterreinen van de gemeente worden bevorderd.
Het verdient tevens aanbeveling om de aanvraagformulieren digitaal beschikbaar te stellen op de website van de gemeente. En het allermooiste is natuurlijk als de aanvrager zijn formulier ook digitaal kan versturen. Dit is mogelijk met behulp van DigiD. Organisaties die in het Handelsregister geregistreerd staan, kunnen een toegangscode opvragen voor DigiD voor bedrijven bij de Kamer Van Koophandel (www.kvk.nl). Organisaties, die niet in het Handelsregister staan geregistreerd, kunnen het digitale formulier met hun DigiD voor burgers versturen. De gemeente controleert dan vervolgens de gegevens van de aanvrager via het Handelsregister Online.
Volgens de Awb is aan het vereiste van ondertekening door een elektronische handtekening voldaan, indien de methode, die daarbij voor authentificatie is gebruikt, voldoende betrouwbaar is, gelet op de aard en inhoud van het elektronische bericht en het doel, waarvoor het wordt gebruikt.
DigiD is de gemeenschappelijke authencificatievoorziening van en voor de Nederlandse overheid. Met DigiD kunnen burgers en bedrijven snel en eenvoudig informatie uitwisselen met de overheid. Zij kunnen terecht bij de Belastingdienst en andere overheidsinstellingen, zoals het Kadaster, veel gemeenten en bij uitkeringsinstanties, zoals de UWV.
Mocht de gemeente nog niet zover zijn met de digitalisering, dan bestaat de mogelijkheid om voorgedrukte aanvraagformulieren naar de bij de gemeente bekende instellingen, die gebruik maken van subsidies, te sturen. Deze aanvragers hoeven dan vervolgens alleen nog maar na te gaan of de gegevens op het formulier kloppen en dan kan het heel eenvoudig, ondertekend, retour worden gezonden.
Voor een aanvrager moet duidelijk zijn, waarvoor hij subsidie kan aanvragen en op welke manier dit in zijn werk gaat. Van een burger kan niet worden verwacht dat hij een ingewikkelde subsidieverordening volledig zal begrijpen. Daarom is het van belang om als gemeente duidelijk te communiceren door bijvoorbeeld in een brochure of op de gemeentelijke website de informatie op begrijpelijke wijze weer te geven.
Ingevolge artikel 4:29 Awb begint het subsidieproces met een aanvraag. Wat een aanvraag is en aan welke eisen deze moet voldoen staat in afdeling 4.1.1. van de Awb. In het tweede lid is bepaald welke gegevens de aanvrager dient te overleggen bij zijn subsidieaanvraag. De bevoegdheid van het college ter zake nadere regels te stellen, is geregeld in lid 4. Het college kan zo desnoods per geval regelen welke gegevens dienen te worden verstrekt, waarbij het uitgangspunt is dat het college dit doet om de administratieve en bestuurlijke lasten voor alle betrokkenen zo beperkt mogelijk te houden. Zo kan het college bijvoorbeeld bepalen dat voor duidelijk bepaalde categorieën subsidies - bijvoorbeeld zogenaamde 'waarderingssubsidies', eenmalige subsidies waaraan geen verantwoordingseisen worden gesteld - met minder dan de standaard te overleggen gegevens bij aanvraag van een subsidie kan worden volstaan.
In artikel 5, lid 2, sub d, wordt verwezen naar de systematiek van subsidieverlening en verrekening bij jaarlijks (per boekjaar) verstrekte subsidies conform artikel 4:72 Awb. Een dergelijke verplichting dient in de beschikking tot subsidieverlening te worden opgenomen. Inzage in de financiële reserve van een instelling is slechts aan de orde voor de beoordeling van een jaarlijkse subsidieaanvraag van een grote instelling met overeenkomstige subsidiebehoefte.
In artikel 5, lid 3, worden meer formele eisen gesteld aan instellingen, die voor de eerste maal subsidie aanvragen.
Hoofdstuk
Artikel 5
Bij aanvraag in te dienen gegevens
Onderdeel van Algemene subsidieverordening Duiven 2010