De FG is binnen gemeente Waadhoeke de strategisch adviseur en onafhankelijke toezichthouder op het gebied van privacy en gegevensbescherming. De FG ziet toe op de naleving van privacywet- en regelgeving bij de verwerking van persoonsgegevens door of namens de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. De positie en taken van de FG zijn wettelijk verankerd in de artikelen 37, 38 en 39 van de AVG.
Onafhankelijke positionering
De FG opereert volledig onafhankelijk binnen de organisatie. Bestuur, directie, management en medewerkers oefenen geen invloed uit op de uitvoering van zijn taken. De FG heeft – zonder tussenkomst van anderen – toegang tot de hoogste bestuurders (de gemeenteraad, het college van burgemeester en wethouders of de burgemeester) om te adviseren. Bij vraagstukken over gegevensverwerking wordt de FG tijdig en volledig betrokken en krijgt hij toegang tot alle relevante informatie, systemen en processen. Directie en proceseigenaren ondersteunen de FG actief bij het uitvoeren van zijn toezichttaken. Belangenverstrengeling wordt voorkomen door de FG niet te betrekken bij activiteiten of processen waarbij hij verantwoordelijk zou zijn voor gegevensverwerkingen namens de verwerkingsverantwoordelijke. In zijn toezicht houdt de FG rekening met de aard, omvang, context en doeleinden van de verwerkingen en de risico’s voor de rechten en vrijheden van betrokkenen.
Kerntaken en verantwoordelijkheden
Toezicht op naleving van privacywet- en regelgeving
De FG houdt toezicht op de naleving van de AVG en andere relevante privacywetgeving binnen de organisatie. Hij ziet erop toe dat verplichtingen uit de wet- en regelgeving worden nageleefd, verantwoordelijkheden duidelijk zijn toegewezen en risicobeheersmaatregelen daadwerkelijk worden toegepast. De FG monitort of verplichte DPIA’s worden uitgevoerd, verzoeken van betrokkenen zorgvuldig worden afgehandeld en of gegevensverwerkingen in samenwerkingsverbanden correct verlopen. Daarnaast bewaakt de FG de behandeling van klachten en signalen over de verwerking van persoonsgegevens vanuit de samenleving en fungeert hij als vast aanspreekpunt voor de AP, inwoners en andere betrokkenen. Zijn bevindingen rapporteert hij aan de verantwoordelijke bestuursorganen.
Bewustwording, voorlichting en cultuur
Een belangrijk onderdeel van de rol van de FG is het bevorderen van bewustwording en het geven van voorlichting aan medewerkers over privacy en gegevensbescherming. De FG stimuleert een privacybewuste cultuur binnen de organisatie, adviseert over DPIA’s en ondersteunt bij het ontwikkelen en implementeren van interne privacy procedures.
Informeren en adviseren
De FG informeert en adviseert bestuur, directie en/of management periodiek over de stand van zaken rondom gegevensbescherming, actuele ontwikkelingen en incidenten. Dit gebeurt zowel gevraagd als ongevraagd, op zowel strategisch als tactisch niveau. De FG adviseert over beleidsvorming, prioritering en implementatie van privacy maatregelen, DPIA’s, geautomatiseerde besluitvorming, internationale doorgifte van gegevens en de omgang met klachten van betrokkenen. Adviezen van de FG zijn zwaarwegend; afwijking hiervan vereist expliciete motivatie en bestuurlijke acceptatie van de (mogelijke) consequenties (risico-acceptatie).
Strategie, visie en integrale borging
De FG ontwikkelt visie en strategie op het gebied van privacy en gegevensbescherming. De FG ontwikkelt samen met de CISO het strategisch beleid. Hij zoekt naar oplossingsrichtingen, stimuleert normering en zorgt voor integrale borging van privacy in processen en systemen. Door verschillende toezichtsvormen met elkaar te verbinden, levert de FG specialistisch en onafhankelijk advies over complexe privacyvraagstukken en evalueert hij de effectiviteit van het privacybeleid.
Netwerkfunctie en samenwerking
De FG neemt actief deel aan regionale en landelijke netwerken, zoals het Friese FG-overleg, het FG-overleg van het Shared Service Centrum Leeuwarden, overlegstructuren met samenwerkingspartners zoals DataFryslân, De Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid Noardwest-Fryslân en de VNG, IBD, Nederlands Genootschap van Functionarissen Gegevensbescherming (NGFG) en de AP. Deze samenwerkingen versterken de kennispositie van de gemeente en maken het mogelijk om gezamenlijk te anticiperen op nieuwe dreigingen en ontwikkelingen.
Aansturing en samenwerking
De FG werkt in een team met de CISO en de PSO. De FG is het eerste aanspreekpunt voor bestuur, directie en management bij onderwerpen die gerelateerd zijn aan privacy en gegevensbescherming en stemt af met andere sleutelfunctionarissen. De aansturing van de Staf vindt plaats door de directeur, maar de FG heeft korte lijnen naar beide directieleden, de burgemeester, het college en de managers. Dit zorgt voor directe betrokkenheid bij strategische besluitvorming en afstemming.
Hoofdstuk 4. › Paragraaf 4.1
Artikel 4.1.2
De Functionaris Gegevensbescherming
Onderdeel van Strategisch informatiebeveiligings- en privacybeleid