Het inkoopproces binnen de Gemeente bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Het onderstaande plaatje geeft het cyclische inkoopproces weer.
Stap
Fase inkoopproces
Toelichting
1.
Voortraject
• Bepalen van inkoopbehoefte
• Bepalen van het aanbod door bijvoorbeeld een marktconsultatie
• Raming van de opdracht en bepalen van het financiële budget
• Keuze inkoopprocedure
2.
Specificeren
• Opstellen van eisen en wensen (eventueel met behulp van marktconsultatie)
• Omschrijven van de opdracht
• Opstellen offerteaanvraag/aanbesteding
3.
Selecteren
• Eventuele voorselectie geïnteresseerde ondernemers
• Bekendmaking opdracht via verzenden van de offerteaanvraag, de gemeentelijke website of TenderNed/ Mercell
• Offertes evalueren
• Voornemen tot gunning aan winnende ondernemer en afgewezen ondernemers
• Standstill termijn
4.
Contracteren
• Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) ondernemer
• Registreren getekende overeenkomst en inkoopdossier
5.
Bestellen
• Uitvoeren van de opdracht
• Eventueel het doen van bestellingen
6.
Bewaken
• Bewaken termijnen
• Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVOI-afspraken.
• Tijdige betaling facturen
• Contractmanagement
7.
Nazorg
• Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd
• Evalueren overeenkomst de ondernemer
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.1
Inkoopproces
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid gemeente Buren 2026