Besteding en inning van gelden door een gemeente is aan bepaalde voorwaarden verbonden, waarop door de accountant kan worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving.
Bij het voorwaardencriterium wordt vooral gekeken of de financiële beheershandelingen binnen de gemeente voldoen aan de voorwaarden, zoals die gesteld zijn in de wet- en regelgeving.
In het Normenkader zijn de interne en externe regels opgenomen, die het college in de controle van het voorwaardencriterium moet betrekken.
De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op:
Algemeen. Dit zijn over het algemeen de begripsbepalingen en slotbepalingen;
Termijnbepalingen. Dit zijn bepalingen, waarin termijnen zijn gesteld voor betaling, indienen van stukken etc.;
Administratieve bepalingen. Dit zijn veelal procedurele bepalingen over bijvoorbeeld een incassoprocedure en het voeren van een administratie;
Bevoegdheden;
Bewijsstukken. Dit kunnen aanvraagformulieren of bewijsstukken die derden moeten kunnen overleggen in het kader van de verordening;
Recht. In deze bepalingen is aangegeven wie, onder welke voorwaarden recht heeft op bijvoorbeeld een subsidie of vergoeding van de gemeente. Het gaat te allen tijde om harde bepalingen waarbij 'sanctie' bestaat dat recht wordt ontnomen;
Hoogte. Hoogte heeft betrekking op tarieven, formules en andere criteria die aangeven welke voorwaarden over de hoogte zijn opgenomen. Het gaat hier om de spelregels van de berekening;
Duur. Bij duur gaat het om termijnen van verstrekking, toekenning of werkingsperiode;
Hardheidsclausules. Veel verordeningen en besluiten geven het College de bevoegdheid om te besluiten over een aanvraag of toekenning indien de verordening hierin niet voorziet.
Gezien de omvang van de wet- en regelgeving en de veelheid aan voorwaarden die in de diverse wetten en regels gesteld worden, is het niet haalbaar om alles te betrekken in de rechtmatigheidscontrole.
Over het voorwaardencriterium worden daarom de volgende uitgangspunten voor de jaren 2025-2027 genomen:
Voorwaarden zoals gesteld in hogere wetgeving behoren vanzelfsprekend tot het Normenkader.
Voorwaarden zoals gesteld in eigen interne regelgeving behoren alleen tot het Normenkader voor zover het bepalingen betreft over recht, hoogte en duur. Hiermee worden bepalingen bedoeld die aangeven voor wie een subsidie, bijdrage of uitkering bedoeld is, hoe hoog die moet zijn en voor welke periode die geldt. Nevenvoorwaarden zoals de termijn van aanlevering van verantwoordingen, de vorm van de verantwoording en allerlei andere formele vereisten worden hiermee buiten het Normenkader gehouden. Dat wil overigens niet zeggen dat hier niets mee gedaan wordt.
Als en voor zover bij de controle financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de gemeenteraad of hogere overheden vastgestelde regels en kaderstellende besluiten betreft.
Met andere woorden: interne regels van het college naar ambtelijke organisatie en niet-kaderstellende besluiten van het college vallen hierbuiten. Mocht tijdens de toetsing toch blijken dat het Normenkader niet juist of compleet is en dit consequenties heeft gehad voor de controles, dan geeft het college in de paragraaf bedrijfsvoering in de jaarstukken aan welke regels het betreft. De accountant moet dit in zijn verslag bevestigen.
Tenslotte is de Kadernota Rechtmatigheid van de Commissie BBV van toepassing bij de controle. Deze commissie heeft de opdracht zwaarwegende adviezen uit te brengen. Afwijking daarvan is in beginsel niet mogelijk, tenzij er doorslaggevende argumenten zijn om af te wijken. Deze dienen dan door de gemeente en accountant te worden gedocumenteerd.
Hoofdstuk 4
Artikel 4.3
Het voorwaardencriterium
Onderdeel van Controleprotocol 2025-2027 gemeente Heiloo, inclusief het Normenkader 2025