Dit besluit verstaat onder:
a) elektronische post / e-mail - inkomende, uitgaande en interne elektronische berichten;
- het systeem dat gebruikt wordt om elektronische berichten te versturen en te ontvangen;
- e-mail is een synoniem voor elektronisch postbericht; b) functionele e-mail - alle inkomende, uitgaande en interne elektronische berichten (inclusief bijlagen) die onderdeel uitmaken van een werkproces, die aan administratieve regels zijn gebonden, endie ingevolge de Archiefwet 1995 als archiefbescheiden kunnen worden aangemerkt;
- functionele e-mail kan worden onderverdeeld in formele en informele e-mail; c) Formele e-mail - functionele e-mailberichten dienen tot de categorie formele e-mail te worden gerekend, indien aan de volgende criteria
- wordt voldaan (zie ook criteria Besluit postbehandeling gemeente Vlaardingen) o de inhoud heeft (rechts)gevolgen voor de verzender en/of geadresseerde of kan dat hebben;
o de inhoud heeft een bewijs of verantwoordingsfunctie, kan dat krijgen of kan op andere wijze voor langere tijd van
o belang blijven voor de bedrijfsvoering van het organisatieonderdeel; o de inhoud heeft een cultuur-historisch belang;
o de inhoud is van belang voor een juiste interpretatie van andere gegevens. d) Informele e-mail - functionele e-mailberichten dienen tot de categorie informele e-mail te worden gerekend, inden hierop de volgende criteria van toepassing zijn: o aan de inhoud kunnen verzender of geadresseerde rechten noch plichten ontlenen;
o de inhoud heeft een zeer kortstondige betekenis, na kennisname vervalt elk belang;
o de inhoud is een kopie, samenvatting, uittreksel of vertaling van een document dat binnen een beheerseenheid volgens de geldende regelgeving wordt beheerd;
o het betreft e-mail met een formele inhoud die door het toepassen van regels de status van informeel heeft verkregen. e) functionele en persoonlijke postbus - functionele postbus: Een e-mailadres dat op naam van een organisatie-eenheid/product is gesteld;
- persoonlijke postbus: Een op persoonsnaam gesteld e-mailadres; f) attachment - een bijlage bij een e-mailbericht die een logisch geheel vormt met het bericht waaraan het gehecht is;
g) Origineel en Afschrift - Origineel: Het volledig geautoriseerde schriftelijke Document;
- Afschrift: Kopie waarvan de inhoud gelijk is aan het origineel;
h) Archiefwet en -besluit 1995 - Wet en besluit waarin de zorg voor en het beheer van archiefbescheiden van overheidsorganen is geregeld.
i) Archiefverordening - Verordening betreffende de zorg (en het toezicht op het beheer) van burgemeester en wethouders voor de archiefbescheiden van de gemeentelijke organen. j) Besluit Informatiebeheer - Het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Vlaardingen betreffende het beheer van documenten binnen de gemeente Vlaardingen, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies