De direct leidinggevende maakt in principe minimaal twee weken van tevoren met de medewerker een afspraak voor het houden van een planningsgesprek, functioneringsgesprek of beoordelingsgesprek.
Indien de medewerker en/of de beoordelaar dit wenst/wensen, woont/wonen de naasthogere leidinggevende en/of de adviseur en/of een vertrouwenspersoon het (aanvullend) beoordelings- en/of het functioneringsgesprek bij. De medewerker en de beoordelaar informeren elkaar hierover voorafgaand aan het gesprek.