Het declareren van reis- en verblijfkosten geschiedt met gebruikmaking van het declaratieformulier dienstreizen en onder overlegging van bewijsstukken. De direct leidinggevende van de ambtenaar dient het formulier voor akkoord te ondertekenen.
De ambtenaar die voor eigen rekening een 0V-jaarkaart of 0V-kortingskaart heeft aangeschaft, kan hiervan een fotokopie bij de personeels- en salarisadministratie deponeren.
In dat geval vergoedt het college het volle tarief van de dienstreis, ook indien geen vervoersbewijs kan worden overgelegd, dan wel een vervoersbewijs wordt overgelegd dat is afgegeven tegen gereduceerd tarief.
Per kalenderjaar kan de aan de ambtenaar uitgekeerde vergoeding, zijnde het verschil tussen het volle tarief en de werkelijk gemaakte kosten niet hoger zijn dan de aanschafkosten van de OV jaarkaart of OV-kortingskaart.