De ambtenaar die met eigen motorvoertuig carpoolt, komt in aanmerking voor een vergoeding indien door de deelnemers een carpoolverklaring is ingeleverd bij de personeels- en salarisadministratie.
Voor het overleggen van een carpoolverklaring dient gebruik te worden gemaakt van het door de cluster HRM daartoe ter beschikking gestelde formulier.
Voor de berekening van deze tegemoetkoming worden maximaal 30 kilometers per carpooldag in aanmerking genomen. Bij de berekening van de vergoeding wordt rekening gehouden met het jaarlijks rechtens toekomende vakantieverlof door de tegemoetkoming per maand te vermenigvuldigen met de breuk 11/12e.
De tegemoetkoming wordt slechts toegekend indien de ambtenaar en ten minste één collega met wie hij carpoolt, wonen op een afstand van meer dan 10 kilometer van het dienstgebouw, berekend op basis van de kortste, meestgebruikelijke weg voor woon-werkverkeer.
De vergoeding is gelijk aan de maximale kilometervergoeding die onbelast mag worden uitbetaald (sinds 2006 € 0,19).
Voor het declareren dient gebruik te worden gemaakt van het door de cluster HRM daartoe ter beschikking gestelde formulier.