Vanaf de eerste ziektedag legt de leidinggevende alle feitelijke gegevens, documenten, (gespreks)verslagen en correspondentie met betrekking tot een ziektegeval vast in een verzuimdossier (PIMS).
Aan het einde van de tweede week formuleert de leidinggevende de vraagstelling aan de verzuimconsulent.
Namens de leidinggevende ontvangt de medewerker hierna uiterlijk in het begin van de vierde week een oproep voor een gesprek met de bedrijfsarts of verzuimconsulent.