De organisator stelt, zodra de inschrijving voor een activiteit is gesloten, een lijst van deelnemende ambtenaren op. Daarbij voegt hij een gespecificeerde kostenraming, rekening houdend met het aantal deelnemende ambtenaren en de faciliteiten die verleend kunnen worden.
De organisator deponeert de lijst van deelnemende ambtenaren en de kostenraming bij het hoofd van de afdeling Middelenbeheer.
Het hoofd van de afdeling Middelenbeheer toetst de op de kostenraming opgevoerde posten aan deze regeling en controleert of er binnen het toegewezen budget wordt gebleven.
Wanneer het toegewezen budget voor een activiteit wordt overschreden, of er is op enig ander punt strijd met deze regeling, dan doet het hoofd van de afdeling Middelenbeheer hiervan mededeling aan de organisator en treedt met deze in overleg over eventueel noodzakelijke correcties.
Wanneer de door de organisator aangeleverde stukken akkoord worden bevonden door het hoofd van de afdeling Middelenbeheer, doet hij hiervan mededeling aan die organisator. Deze mededeling houdt in, dat besloten is dat door de inschrijvers mag worden deelgenomen aan de activiteit en dat in principe de faciliteiten volgens en op de voorwaarden van deze regeling worden toegekend.
Van in het vorig lid bedoeld besluit doet de organisator mededeling aan de leidinggevenden, en voegt een overzicht bij van de ambtenaren per afdeling die zich hebben ingeschreven voor deelname aan de activiteit en wordt aandacht besteed aan de kwestie van het overleg over de deelname aan de activiteit en de beperking die het dienstbelang geeft aan de mogelijkheid voor die deelname aan de betreffende ambtenaren (buitengewoon) verlof te verlenen.
Hoofdstuk
Artikel 32:0:0:6
Kostenraming
Onderdeel van 32 Regeling sportieve activiteiten gemeentepersoneel