1. 1. De verwerkingsverantwoordelijke draagt zorg voor de schriftelijke vastlegging van:
    • - a. de feitelijke of juridische redenen die ten grondslag liggen aan een beslissing tot afwijzing op een verzoek tot inzage of rectificatie;
    • - b. de verstrekking of doorgifte van justitiële gegevens, bedoeld in artikel 16a, tweede lid, onderdeel b, derde en vierde lid;
    • - c. een inbreuk op de beveiliging van justitiële gegevens, inclusief de feiten omtrent de inbreuk, de gevolgen ervan en de maatregelen die zijn getroffen ter correctie.
  2. 2. Bij de doorgifte van justitiële gegevens aan een verwerkingsverantwoordelijke in een derde land of van een internationale organisatie omvat de schriftelijke vastlegging de datum en tijd van doorgifte, informatie over de ontvangende bevoegde autoriteit, de reden van doorgifte en de doorgegeven gegevens.