Een Financiële instelling kan een Functionaris benoemen. Als Functionaris kan slechts worden benoemd een natuurlijke persoon die voor de vervulling van zijn taak over toereikende kennis beschikt en voldoende betrouwbaar kan worden geacht. De Functionaris is voor zijn taakuitoefening onafhankelijk van de Financiële instelling die hem heeft benoemd en kan daarvan geen aanwijzingen met betrekking tot de uitoefening van zijn taak ontvangen. De Financiële instelling die hem benoemt dient de Functionaris in de gelegenheid te stellen zijn taak naar behoren te vervullen, en draagt er zorg voor dat deze geen nadeel ondervindt van de uitoefening van zijn taak. In dat verband geniet de Functionaris ontslagbescherming.
De Functionaris ziet toe op de naleving door de Financiële instelling van de voorschriften met betrekking tot het verwerken van Persoonsgegevens gesteld bij of krachtens enige wet, alsmede op de naleving van de voorschriften van deze Gedragscode. Hij stelt jaarlijks een verslag op van zijn werkzaamheden en bevindingen. De Functionaris heeft de bevoegdheden die hem op grond van artikel 63 en 64 WBP zijn toegekend. De Algemene wet bestuursrecht wordt analoog toegepast.
Financiële instellingen wisselen in het kader van hun dienstverlening Persoonsgegevens uit binnen de Groep met door Financiële instellingen ingeschakelde Bewerkers en met Derden. Dit kan met zich mee brengen dat Persoonsgegevens aan landen worden doorgegeven die zich buiten de EER bevinden, nu entiteiten die deel uitmaken van de Groep, Bewerkers en Derden zich kunnen bevinden in landen buiten de EER.
Doorgifte van Persoonsgegevens naar landen buiten de EER door een Financiële instelling is toegestaan, met inachtneming van de beginselen van Verwerking van Persoonsgegevens, indien het betreffende land een passend beschermingsniveau ten aanzien van de doorgegeven Persoonsgegevens waarborgt. Van een passend beschermingsniveau wordt onder meer gesproken indien de Europese Commissie heeft besloten dat een betreffend land een passend beschermingsniveau heeft. Tevens kan door implementatie van goedgekeurde Binding Corporate Rules binnen een Groep wereldwijd een passend beschermingsniveau worden gecreëerd.
Doorgifte van Persoonsgegevens door een Financiële instelling is altijd toegestaan indien:
de Betrokkene daarvoor zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven; of
de doorgifte noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst tussen Cliënt ende Verantwoordelijke, of voor het nemen van precontractuele maatregelen naar aanleiding van een verzoek van Cliënt en die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst; of
de doorgifte noodzakelijk is voor de sluiting of uitvoering van een in het belang van de Cliënt tussen de Verantwoordelijke en een Derde gesloten of te sluiten overeenkomst; of
de doorgifte noodzakelijk is vanwege een zwaarwegend algemeen belang of voor de vaststelling, de uitvoering of de verdediging in rechte van enig recht; of
de doorgifte noodzakelijk is ter vrijwaring van vitale belangen van de Betrokkene; of
de minister van Justitie een vergunning heeft gegeven voor doorgifte of categorieën van doorgiften.
De Financiële instelling die Persoonsgegevens verwerkt treft, rekening houdend met: (i) de stand van de techniek; (ii) de kosten van de tenuitvoerlegging; (iii) de risico's die de Verwerking met zich meebrengt; (iv) en de aard van de Persoonsgegevens, passende technische en organisatorische maatregelen om Persoonsgegevens te beveiligen tegen onder meer (opzettelijke) vernietiging, verlies, vervalsing, ongewenste verspreiding of toegang, dan wel tegen enige andere vorm van onrechtmatige Verwerking van Persoonsgegevens.
Indien de Verwerking van Persoonsgegevens wordt gedaan door een Bewerker draagt de Verantwoordelijke er zorg voor dat met de betreffende Bewerker in een overeenkomst schriftelijk of in een andere, gelijkwaardige vorm wordt vastgelegd, dat de Bewerker zorg draagt voor voldoende waarborgen ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligings-maatregelen met betrekking tot de te verrichten Verwerking van Persoonsgegevens.
Het is een Financiële instelling toegestaan onder bepaalde voorwaarden toezicht te houden door gebruik van camera’s. Cameratoezicht, de daarvoor verkregen beelden en verwerking daarvan hebben als doel:
gebouwen en terreinen die de Financiële instelling gebruikt/eigendom van de Financiële instelling is te beveiligen;
goederen in die gebouwen te bewaken;
belangen van de Financiële instelling en de veiligheid en belangen van de medewerkers, Cliënten of Derden te beschermen;
strafbare feiten of overtredingen van (bedrijfs)regels van de Financiële instelling te voor-komen, vast te stellen of te onderzoeken;
juridische procedures te ondersteunen.
Camera toezicht door Financiële instellingen is slechts toegestaan, indien:
cameratoezicht op selectieve wijze wordt uitgeoefend, dat wil zeggen dat niet meer plaatsen en personen mogen worden vastgelegd dan voor de genoemde doeleinden noodzakelijk is. Verzekeraars dienen hierbij tevens het bepaalde in de Gedragscode Persoonlijk Onderzoek (Bijlage I: Document C) te volgen;
de door cameratoezicht verkregen Persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is voor de in artikel 8.4.1 Gedragscode omschreven doeleinden. De bewaarduur kan per cameratoepassing verschillen;
de door cameratoezicht verkregen beelden zodanig bewaard en beveiligd worden dat deze niet toegankelijk zijn voor onbevoegden, terwijl zodanige maatregelen worden getroffen dat manipulatie wordt voorkomen en beelden traceerbaar zijn en gereconstrueerd kunnen worden;
cameratoezicht duidelijk kenbaar is gemaakt. In voorkomende gevallen kan gebruik worden gemaakt van een verborgen camera om strafbare feiten of overtredingen van bedrijfsregels vast te stellen of te onderzoeken, of om juridische procedures te ondersteunen.
Voor zover bij cameratoezicht Persoonsgegevens omtrent ras worden verwerkt dan geschiedt dat uitsluitend met het oog op de identificatie van de Betrokkene en slechts voor zover dat voor het doel onvermijdelijk is.
De door camera’s verkregen beelden kunnen door Financiële instellingen worden verstrekt aan politie en Justitie, Veiligheidszaken en binnen de Groep aan functionarissen die handhaving van de bedrijfsregels tot taak hebben.
Een Betrokkene heeft het recht de cameraopname te bekijken en/of een kopie van de cameraopname te verkrijgen. Dit op voorwaarde dat de Betrokkene de Financiële instelling voldoende informeert om zodoende de Financiële instelling in staat te stellen de betreffende cameraopname te traceren. De Betrokkene dient de Financiële instelling ten minste te informeren over de plaats, datum en tijdstip van de opname, dan wel een andere indicatie om het zoeken te vergemakkelijken. De Financiële instelling behoeft geen inzage te verlenen indien wordt voldaan aan de voorwaarden van artikel 9 Gedragscode.
Het opnemen van telefoongesprekken door een Financiële instelling, de daardoor verkregen bandopnames en Verwerking daarvan hebben als doel: (i) het kunnen leveren van bewijs onder andere ten aanzien van interpretatieverschillen of onenigheid met betrekking tot de inhoud van het telefoongesprek; (ii) (fraude)onderzoek en opsporing; (iii) evalueren van de kwaliteit van de dienstverlening; (iv) trainings-, coachings- en beoordelingsdoeleinden.
De bandopnames worden zodanig bewaard en beveiligd dat deze niet toegankelijk zijn voor onbevoegden, terwijl zodanige maatregelen worden getroffen dat manipulatie wordt voorkomen.
De bandopname wordt door de Financiële instelling niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de in artikel 8.5.1 Gedragscode genoemde doeleinden.
Een Betrokkene heeft het recht de bandopname te beluisteren, een kopie van de band te krijgen of een transcriptie van het opgenomen telefoongesprek te verkrijgen, zulks afhankelijk van de inhoud van de band. Dit op voorwaarde dat de Betrokkene de Financiële instelling voldoende informeert om zodoende de Financiële instelling in staat te stellen de betreffende bandopname te traceren. De Betrokkene dient de Financiële instelling ten minste te informeren over de datum en tijdstip van het gesprek, het door de Betrokkene gebruikte telefoonnummer en een aanduiding omtrent het door de Betrokkene gebelde telefoonnummer dan wel een andere indicatie om het zoeken te vergemakkelijken. De Financiële instelling behoeft geen inzage te verlenen indien wordt voldaan aan de voorwaarden genoemd in artikel 9 Gedragscode.
De bandopnames kunnen door Financiële instellingen worden verstrekt aan politie en Justitie, Veiligheidszaken en binnen de Groep aan functionarissen die handhaving van de bedrijfsregels tot taak hebben.
Bij het vastleggen van Persoonsgegevens verkregen via elektronische communicatie met een Betrokkene wordt artikel 8.5 Gedragscode zo veel als mogelijk analoog toegepast.
Artikel 8
Speciale onderwerpen
Onderdeel van Gedragscode Verwerking Persoonsgegevens Financiële Instellingen· Privacy
Deze tekst geldt sinds 26 april 2010