Art. 1 Archiefbeheersregeling voor het CAK — Begripsbepalingen

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder: Archief Het geheel van archiefbescheiden, ontvangen of opgemaakt door het CAK. Archiefbescheiden bescheiden, ongeacht hun vorm, door het CAK ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten; bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op het CAK zijn overgegaan; reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de Archiefwet in de plaats zijn gesteld van de onder a) en b) bedoelde archiefbescheiden. Archiefbestanddelen Archiefbescheiden die vanwege hun oorzakelijk verband als zodanig bijeen zijn opgeslagen (dossiers). Archiefbewaarplaats of -ruimte Ruimte waarin archieven worden opgeslagen en die voldoet aan bij de wet gestelde inrichtingseisen. Authenticiteit Het behoud van de inhoud, structuur en verschijningsvorm van archiefbescheiden in hun oorspronkelijke gedaante, dat wil zeggen de gedaante die ze bij hun ontstaan hadden. Beheer Het in opdracht van de zorgdrager (doen) uitvoeren van de feitelijke werkzaamheden die tot doel hebben de archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden. Beheerder De werknemer of groep van medewerkers die belast is of zijn met het beheer. Bestand Een geheel van gegevens in een zelfde opslagformaat. Besturingsprogramma De programmatuur die bestemd is ter besturing van een informatiesysteem. Conversie Het om- of overzetten van gegevens in een ander opslagformaat. Documentaire activiteiten Het creëren, identificeren, verzamelen, vastleggen, ontsluiten, opslaan van documenten, de archiefvorming en het archiefbeheer, alsmede van de toegankelijkheid van de archiefbescheiden met als doel het ter beschikking stellen van die documenten of de daarin opgeslagen informatie aan de eigen organisatie en derden. Dossier Het geheel van archiefbescheiden bij de behandeling van een zaak. Dossierordening Het overeenkomstig een ordeningsplan inrichten van dossiers. Duurzaamheid Het zodanig opslaan en bewaren van archiefbescheiden zodat na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang in kwaliteit zal zijn te constateren. Emulatie Bij emulatie blijft de oorspronkelijke omgeving toegankelijk. De oorspronkelijke omgeving bestaat uit het oorspronkelijke besturingssysteem en de oorspronkelijke softwareapplicatie. Formeel document Elk object of voorwerp dat gegevens draagt met het doel deze gegevens eraan te ontlenen of te gebruiken, en dat van administratieve, financiële of juridische waarde is voor het CAK. Informatiedrager Het medium waarmee informatie kan worden overgebracht en opgeslagen, bijvoorbeeld papier, elektromagnetische of optische media. Migratie Het overzetten van gegevens naar een ander platform. Opslagformaat De code waarin digitale archiefbescheiden op een gegevensdrager zijn opgeslagen. Ordeningsplan Het systematisch overzicht van bij een archiefvormende instantie aanwezige archiefbestanden en van de wijze waarop deze bestanden zijn geordend. Overbrenging Het door het CAK overbrengen naar een archiefbewaarplaats van afgesloten archieven die voor permanente bewaring in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar. Overdracht Het in beheer overdragen van archiefbescheiden, bijvoorbeeld van het dynamisch naar het semi-statisch archief. Platform Geheel van apparatuur en besturingsprogrammatuur waarop de toepassingsprogrammatuur werkt. Selectielijst Wettelijk voorgeschreven instrument, met een geldigheid van ten hoogste 20 jaar, ten behoeve van de selectie van archieven in blijvend te bewaren en op termijn te vernietigen archiefbescheiden. Toepassingsprogrammatuur De programmatuur die bestemd is ter ondersteuning van de uitvoering van een werkproces. Toezicht Het vaststellen of de geldende regelgeving al dan niet wordt nageleefd. Voor overheidsorganen wordt dit uitgevoerd door de Rijksarchiefinspectie. Vervanging Het vervangen van archiefbescheiden door reproducties, op gelijke of andere informatiedragers, welke bij of krachtens artikel 7 van de Archiefwet in de plaats kunnen worden gesteld voor de originele archiefbescheiden. Vervreemding Het in eigendom overdragen van archiefbescheiden aan een andere rechtspersoon dan het CAK. Zaak Een eindigend complex van handelingen gericht op een bepaald doel. Zorg De bestuurlijke verantwoordelijkheid voor het naleven van de in de Archiefwet 1995 opgenomen verplichting om de onder de zorgdrager berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen, te houden en te bewaren, alsmede de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden te vernietigen. Zorgdrager Degene die bij of krachtens de Archiefwet 1995 is belast met de zorg voor de archieven.

Rechtspraak bij dit artikel