Alle ontvangen archiefbescheiden worden direct na ontvangst door de beheerder gekoppeld aan een binnen het CAK beschreven werkproces.
Er wordt een nieuw dossier aangemaakt of het stuk wordt aan een bijbehorende dossier toegevoegd.
Van elk te verzenden document en elk relevant intern document is een kopie beschikbaar ter archivering.
Bij dossiervorming wordt rekening gehouden met de in de selectielijst opgenomen criteria voor te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden, zodat selectie op eenvoudige wijze kan geschieden.
Dossiervorming en archiefordening geschieden volgens een door de beheerder van het archief vast te stellen ordeningsplan. In dit ordeningsplan worden de archiefbescheiden van het CAK gekoppeld aan de werkprocessen die geformuleerd zijn in de selectielijst.
Bij de dossiervorming wordt gebruik gemaakt van standaard zaakomschrijvingen, die in het ordeningsplan zijn opgenomen.
Permanent te bewaren zaakdossiers worden vanaf de vorming van de dossiers volgens de geldende eisen duurzaam materieel verzorgd c.q. bewaard.
Van de dossiers worden ten minste de gegevens geregistreerd zoals omschreven in het document Documentregistratie.
Het ontsluiten van de inhoud van de archiefbescheiden wordt zodanig verricht dat het gebruik van de gegevens in combinatie met andere informatiebronnen van het CAK mogelijk is.
Het dagelijks bestuur ontwerpt selectielijsten waarin wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen en welke archiefbescheiden voor blijvende bewaring worden overgebracht naar een openbare archiefbewaarplaats. De in de selectielijst vastgelegde termijnen zijn bindend.
Geldigheidsduur van de selectielijst
Op de selectielijst is aangegeven voor welke periode de lijst geldig is. De selectielijst is echter nooit langer dan twintig jaar geldig.
Onderhoud van de selectielijst
De beheerder van het archief controleert tweejaarlijks of de selectielijst actualisering behoeft en brengt eventuele aanpassingen aan.
Het Dagelijks Bestuur van het CAK treft zodanige voorzieningen dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste 100 jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. Dit geldt voor de archiefbescheiden welke door het CAK zijn opgemaakt en voor permanente bewaring in aanmerking komen.
Afgesloten analoge archiefbestanddelen worden bewaard in speciaal daarvoor bestemde archiefruimten.
Afgesloten digitale archiefbescheiden worden bewaard conform de eisen gesteld in artikel 21 t/m 26 van de Archiefregeling.
Het dagelijks bestuur van het CAK zorgt voor archiefruimten die zo zijn ingericht dat de zich daarin bevindende archiefbescheiden in geval van een calamiteit zo min mogelijk gevaar lopen. De archiefruimten zijn op toereikende wijze beveiligd tegen brand, inbraak en wateroverlast.
Bij de (ver)bouw van archiefruimten wordt een technisch plan van archiefwettelijke eisen gehanteerd.
Artikel 6
Archiefbeheer
Onderdeel van Archiefbeheersregeling voor het CAK 2014· Cultureel recht
Deze tekst geldt sinds 11 december 2013