Het dagelijks bestuur van het CAK kan besluiten over te gaan tot vervanging van archiefbescheiden. Dit kan alleen als de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens.
Permanent te bewaren archiefbescheiden mogen uitsluitend vervangen worden indien hiervoor door het dagelijks bestuur van het CAK een besluit tot vervanging is genomen als bedoeld in artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 en met inachtneming van het bepaalde in artikel 26b van de Archiefregeling. Dit besluit houdt tevens een machtiging tot vernietiging in.
Pas nadat vervanging heeft plaatsgevonden, mag tot vernietiging van de vervangen archiefbescheiden worden overgegaan.
De bestuursvoorzitter draagt zorg dat vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbestanddelen geschiedt zodra de daarvoor in de selectielijst vastgestelde termijn is verstreken.
Van de vernietiging van archiefbestanddelen wordt een verklaring opgemaakt. Deze verklaring bevat ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden, alsmede geeft deze aan op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging heeft plaats gevonden. De verklaring dient ondertekend te worden door de bestuursvoorzitter. De afdeling Documentaire Activiteiten bewaart een exemplaar van deze verklaring.
Het dagelijks bestuur van het CAK brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar de archiefbewaarplaats van het Nationaal Archief.
Afgesloten archiefbestanddelen die door het CAK niet meer veelvuldig behoeven te worden geraadpleegd, kunnen, in overleg met het Nationaal Archief, eerder worden overgebracht.
De overbrenging van nog veelvuldig geraadpleegde archiefbescheiden kan worden opgeschort. Dit kan alleen indien hiertoe een machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen is verleend. In geval van opschorting van de overbrenging zijn de openbaarheidsregels van de Archiefwet van toepassing op de niet-overgebrachte archiefbescheiden.
De over te brengen archiefbescheiden worden voorzien van een document waarin is opgenomen op welke wijze de duurzaamheid, de ordening en de toegankelijkheid van deze archiefbescheiden zijn geregeld.
Bij de overbrenging van archiefbestanddelen naar het Nationaal Archief kan door of namens de bestuursvoorzitter van het CAK ingevolge artikel 15 van de Archiefwet beperkingen worden gesteld aan de openbaarheid.
De afdeling Documentaire Activiteiten maakt als dagelijks beheerder van het archief afspraken met het Nationaal Archief. Deze afspraken bevatten:de wijze en de frequentie van overleg tussen het Nationaal Archief en het CAK, de frequentie van overbrenging, de bestandseenheden waarin overgebracht wordt, de materiële verzorging van de archiefbescheiden die voor overbrenging in aanmerking komen en de wijze waarop de over te brengen digitale archiefbescheiden opgeslagen dienen te worden.
De overbrenging wordt vastgelegd in een door of namens de bestuursvoorzitter van het CAK ondertekende verklaring, die ten minste bevat een specificatie van de archiefbescheiden en de eventuele beperkingen aan de openbaarheid. De afdeling Documentaire Activiteiten bewaart een exemplaar van deze verklaring.
Ingeval van reorganisatie of opheffing van het CAK draagt de bestuursvoorzitter zorg dat archiefbescheiden betreffende nog niet afgedane zaken worden vervreemd of ter beschikking gesteld aan het bestuursorgaan dat deze zaken voortaan zal afdoen.
Archiefbescheiden betreffende zaken die op het moment van reorganisatie of opheffing zijn afgedaan, blijven tot hun overbrenging naar een rijksarchiefbewaarplaats berusten onder het CAK.
Overdracht.
Van een overdracht, als bedoeld in 9.4 lid 1, binnen het CAK wordt een door de bestuursvoorzitter ondertekende verklaring van overdracht gemaakt. De afdeling Documentaire Activiteiten bewaart een exemplaar van deze verklaring.
Vervreemding.
de bestuursvoorzitter van het CAK is bevoegd over te gaan tot vervreemding van archiefbescheiden die niet in een rijksarchiefbewaarplaats berusten, nadat daarvoor een machtiging is verleend door de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen.
Indien vervreemding voortvloeit uit een wettelijke verplichting kan hiertoe zonder machtiging worden overgegaan.
Indien de archiefbescheiden ten gevolge van de vervreemding niet zullen worden overgebracht naar een archiefbewaarplaats van het Nationaal Archief, betrekt de bestuursvoorzitter van het CAK bij de voorbereiding van een besluit tot vervreemding van archiefbescheiden deskundigen als genoemd in 6.3 lid 3 van deze beheersregeling.
Van de vervreemding van archiefbescheiden wordt een door de bestuursvoorzitter van het CAK ondertekende verklaring opgemaakt. Deze verklaring bevat tenminste een specificatie van de vervreemde archiefbescheiden, alsmede geeft deze aan op grond waarvan en op welke wijze de vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt door afdeling Documentaire Activiteiten bewaard in het archief.
Ter beschikkingstelling.
Indien bij reorganisatie of opheffing van het CAK archiefbescheiden aan een andere overheidsinstelling ter beschikking worden gesteld, wordt door de bestuursvoorzitter een ondertekende verklaring opgemaakt. Deze verklaring bevat tenminste: een bepaling omtrent het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden, een specificatie van de overgedragen archiefbescheiden en het tijdvak waarvoor de ter beschikkingstelling geldt. De beheerder van het archief bewaart een exemplaar van deze verklaring.
Artikel 9
Verwijdering of verplaatsing van archiefbescheiden
Onderdeel van Archiefbeheersregeling voor het CAK 2014· Cultureel recht
Deze tekst geldt sinds 11 december 2013