Wanneer een werknemer ziek is en daardoor niet in staat om te werken, moet hij dit zo spoedig mogelijk aan de werkgever melden. De werkgever heeft er immers belang bij dat hij tijdig weet dat de werknemer vanwege ziekte niet op zijn werk zal verschijnen, zodat hij daar rekening mee kan houden bij het organiseren van de werkzaamheden.
Bij een ziekmelding mag de werkgever een beperkt aantal vragen stellen aan de zieke werknemer, omdat hij wettelijk verplicht is de voortgang van de ziekte van de werknemer bij te houden. Uit de Wbp vloeit voort dat de werkgever zich bij de ziekmelding moet beperken tot de gegevens die noodzakelijk zijn, bijvoorbeeld voor de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, om een wettelijke verplichting na te komen dan wel voor de bedrijfsvoering. De werkgever mag bij de ziekmelding niet vragen naar de aard en/of de oorzaak van de ziekte van de werknemer. Ook mag hij niet zelf vragen naar de beperkingen en mogelijkheden van de werknemer.
De werkgever mag bij de ziekmelding van de werknemer alleen de volgende gegevens over de gezondheid van de zieke werknemer vragen en registreren:
het telefoonnummer en (verpleeg)adres;
de vermoedelijke duur van het verzuim;
de lopende afspraken en werkzaamheden;
of de werknemer onder een van de vangnetbepalingen van de Ziektewet valt (maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt);
of de ziekte verband houdt met een arbeidsongeval;
of er sprake is van een verkeersongeval waarbij een eventueel aansprakelijke derde betrokken is (regresmogelijkheid).
Hieronder volgt een korte uitwerking van de gegevens die de werkgever bij de ziekmelding van een werknemer mag verwerken.
Voor de controle is het nodig dat de werkgever de zieke werknemer kan bereiken per telefoon en/of op het verpleegadres. Het verpleegadres is vaak het huisadres dat al bekend is bij de werkgever, maar het kan ook voorkomen dat een zieke werknemer gedurende de ziekte op een ander adres verblijft, bijvoorbeeld bij een familielid of in een zorginstelling, zoals een ziekenhuis, verslavingskliniek of psychiatrische inrichting. De zieke werknemer kan dan volstaan met een mededeling aan de werkgever dat hij door ziekte in een zorginstelling verblijft.
De werkgever heeft er eveneens belang bij om te weten wat de vermoedelijke duur van het verzuim is, zodat hij er rekening mee kan houden binnen zijn organisatie. Heeft de werknemer hier zelf nog geen idee over, dan kan de werkgever zich laten informeren door de bedrijfsarts. De bedrijfsarts bezit immers de kennis om een deskundig oordeel te geven over de vermoedelijke duur van het verzuim.
Afhankelijk van de omstandigheden, zoals de vermoedelijke duur van het verzuim, kan het voor de werkgever noodzakelijk zijn om sommige werkzaamheden door collega’s van de zieke werknemer voort te laten zetten. De werkgever kijkt dan naar de lopende afspraken en werkzaamheden om te kunnen beslissen welke werkzaamheden en afspraken kunnen wachten totdat de zieke werknemer is hersteld en welke activiteiten een vervanger kan overnemen.
De Ziektewet geeft bepaalde groepen werknemers (zogenoemde ‘vangnetgevallen’) die door ziekte niet in staat zijn hun werk te doen recht op een Ziektewetuitkering. Dit betekent dus dat de werkgever in deze gevallen geen loon hoeft door te betalen aan de werknemer.
De vangnetregeling geldt voor:
1- werkneemsters die door zwangerschap arbeidsongeschikt zijn;
2- werknemers die door orgaandonatie arbeidsongeschikt zijn;
3- werknemers met een arbeidsongeschiktheidsverleden die binnen vijf jaar na indiensttreding opnieuw arbeidsongeschikt worden en oudere werknemers die voorafgaand aan de indiensttreding minimaal 52 weken een uitkering op grond van de Werkloosheidswet hebben ontvangen en die binnen vijf jaar na indiensttreding (langdurig) ziek worden (zogenoemde no-riskpolis).
Voor de zwangere werkneemster die door zwangerschapsgerelateerde klachten verzuimt, geldt dat zij niet verplicht is de aard en de oorzaak van het verzuim aan de werkgever door te geven. In de Ziektewet wordt bepaald dat een werkgever ook met terugwerkende kracht het ziekengeld uitbetaald kan krijgen als hij redelijkerwijs niet kon weten dat er sprake was van een vangnetsituatie. Dit geeft de zwangere werkneemster de gelegenheid om haar werkgever op een later tijdstip te informeren over de zwangerschap en of dit de oorzaak van de arbeidsongeschiktheid is, zonder dat dit als consequentie heeft dat de werkgever het ziekengeld misloopt. De zwangere werkneemster hoeft bij verzuim wegens zwangerschapsgerelateerde klachten dus niet aan de werkgever te vertellen dat zij onder een vangnetbepaling valt. Op het moment dat de bedrijfsarts weet dat het verzuim zwangerschapsgerelateerd is, moet hij dit aan de werkgever laten weten, zodat deze aanspraak kan maken op ziekengeld.
Werknemers die als gevolg van orgaandonatie ongeschikt zijn om te werken, vallen onder de vangnetregeling. De werkgever kan hierdoor aanspraak maken op ziekengeld. Om de werkgever in de gelegenheid te stellen dit recht uit te oefenen is het noodzakelijk dat de werknemer de werkgever informeert dat hij onder een vangnetbepaling valt, maar niet onder welke vangnetbepaling hij valt.
Tot slot geldt dat een werknemer de werkgever antwoord moet geven op de vraag of een van de bepalingen in artikel 29b of 29d (no-riskpolis) van de Ziektewet van toepassing is als hij minimaal twee maanden in dienst is. Dit betekent echter niet dat de werkgever dan mag vragen naar het ziekte- of uitkeringsverleden van de werknemer. De werkgever mag alleen vragen of artikel 29b of 29d van de Ziektewet (de no-riskpolis) van toepassing is.
De werkgever mag aan een werknemer vragen of de ziekte is veroorzaakt door een arbeidsongeval. De werkgever is op grond van artikel 9 van de Arbowet verplicht om arbeidsongevallen die leiden tot de dood, blijvend letsel of een ziekenhuisopname direct te melden bij de Arbeidsinspectie. Desgevraagd moet de werkgever ook een rapport uitbrengen over het ongeval. Verder is de werkgever verplicht een lijst bij te houden van de gemelde arbeidsongevallen en van arbeidsongevallen die hebben geleid tot een verzuim van meer dan drie werkdagen en dient hij hierop de aard en datum van het ongeval te registreren. Deze wettelijke grondslag levert voor de werkgever een grondslag op als bedoeld in artikel 8, onder c, Wbp om te informeren of er een arbeidsongeval heeft plaatsgevonden in de zin van artikel 9 Arbowet.
Op grond van de wet is de werkgever verplicht om het loon van een zieke werknemer twee jaar lang door te betalen. Wanneer het verzuim van een zieke werknemer het gevolg is van een ongeval/incident waarbij een aansprakelijke derde is betrokken, heeft de werkgever op grond van artikel 6:107 a, tweede lid, BW de mogelijkheid om het netto doorbetaalde salaris te verhalen op die aansprakelijke derde. Dit wordt ook wel ‘regres’ genoemd. Deze mogelijkheid voor de werkgever betekent dat hij er in dergelijke gevallen dus een financieel belang bij heeft om te weten waardoor de arbeidsongeschiktheid is veroorzaakt. In het verlengde daarvan heeft ook een eventueel door de werkgever ingeschakelde verzuimverzekeraar er belang bij om over deze informatie te beschikken, aangezien deze namens de werkgever het regres kan nemen.
Vorenstaande heeft implicaties voor de privacy van de zieke werknemer, omdat de werkgever bij eventueel regres genoodzaakt is informatie over de oorzaak van het verzuim te verwerken. Artikel 8, onder f, Wbp kan een mogelijke grondslag bieden voor de werkgever voor gegevensverwerkingen vanwege het regresrecht. Hierbij dient gekeken te worden of het gerechtvaardigd belang van de werkgever opweegt tegen het privacybelang van de zieke werknemer. Het belang van een zieke werknemer bij het al dan niet informeren van zijn werkgever over de regresmogelijkheid zal afhankelijk van het type ongeval verschillen. De inbreuk op de privacy is geringer als een werknemer arbeidsongeschikt is geraakt door bijvoorbeeld een verkeersongeval dan wanneer huiselijk geweld of een vechtpartij de oorzaak is. Dit wil dus zeggen dat het van de concrete situatie afhangt of er een grondslag is voor de werkgever om te informeren naar de regresmogelijkheid. Beperkt de werkgever zich tot de vraag of er een regresmogelijkheid is door een verkeersongeval, dan is er in beginsel sprake van een rechtmatige grondslag. Het gerechtvaardigd belang van de werkgever prevaleert dan boven het privacybelang van de werknemer. Veruit het grootste deel van de mogelijke regressituaties betreft verkeersongevallen.
De werkgever mag, met uitzondering van bovenstaande gegevens, in principe geen andere gegevens over de gezondheid van de werknemer in zijn eigen administratie registreren en/of doorgeven aan de bedrijfsarts/arbodienst. Ook niet als deze gegevens vrijwillig door de werknemer zijn verstrekt. Het noodzakelijkheidsvereiste geldt namelijk ook wanneer gegevens over de gezondheid vrijwillig aan de werkgever zijn verstrekt.
In een enkel geval kan het echter wel noodzakelijk zijn om vrijwillig verstrekte gegevens over de gezondheid in de administratie op te nemen, bijvoorbeeld als een werknemer in ernstige mate last heeft van suikerziekte of epilepsie en dit zelf of via de bedrijfsarts heeft aangegeven bij de werkgever. Het kan dan noodzakelijk zijn dat de directe collega’s van de zieke werknemer op de hoogte zijn van de ziekte en wat zij in geval van nood moeten doen.
Artikel 4
De ziekmelding
Onderdeel van Beleidsregels verwerking persoonsgegevens gezondheid zieke werknemers· Privacy
Deze tekst geldt sinds 29 april 2016