Gebruikers van onderzoek worden gedefinieerd als natuurlijke personen of rechtspersonen (nationaal of internationaal) die de resultaten van het onderzoek kunnen toepassen. Soms is er onderscheid te maken tussen directe gebruikers van de ontwikkelde kennis, meestal bedrijven, en eindgebruikers, die de producten van die bedrijven afnemen. Beide hebben hun eigen rol in de innovatieketen en moeten benoemd worden in het utilisatieplan. Het is expliciet de bedoeling dat potentiële technologiegebruikers en eindgebruikers buiten de eigen kring en buiten het onderzoeksgebied van de aanvragende onderzoekers van het begin tot het eind bij het project worden betrokken. De gebruikers moeten de kennis uit het onderzoek op de (middel)lange termijn kunnen toepassen. In de utilisatieparagraaf van de onderzoeksaanvraag moeten de (potentiële) gebruikers worden genoemd.
Na honorering van de onderzoeksaanvraag moeten in de gebruikerscommissie minimaal vier gebruikers zitting hebben, waarbij tenminste 50% van de gebruikers afkomstig dient te zijn uit het bedrijfsleven. Onderzoeksaanvragen vanuit een medische faculteit of universitair medisch centrum moeten net als andere aanvragen potentiële gebruikers hebben. Tenminste een van de gebruikers moet een bedrijf zijn. Alleen ‘de patiënt’ of ‘een kliniek’ is in dit geval niet voldoende. Aan de uiteindelijke samenstelling van de gebruikerscommissie worden dezelfde voorwaarden gesteld als aan andere OTP-projecten.
Zie onder ‘programmaspecifieke vereisten’ voor de specifieke cofinancieringseis voor dit programma.
NWO-domein TTW gebruikt de financiële cofinanciering ter dekking van een gedeelte van de projectkosten. NWO-domein TTW stuurt na honorering een factuur naar gebruikers die een financiële bijdrage hebben toegezegd. Na ontvangst wordt het geld toegewezen op het project.
NWO-domein TTW accepteert personele inzet en materiële bijdragen als cofinanciering op voorwaarde dat deze gekapitaliseerd worden en dat deze integraal onderdeel uitmaken van het project. Dit moet duidelijk worden in de beschrijving en de planning/fasering van het onderzoek.
NWO-domein TTW is hoofdfinancier in de projecten. Projectaanvragen waarbij de cofinanciering van de gebruikers het bedrag ten laste van NWO-domein TTW overschrijdt, worden niet in behandeling genomen.
NWO-domein TTW gaat ervan uit dat verstrekkers van cofinanciering een belang hebben als gebruiker en dus als toepasser van de onderzoeksresultaten buiten de wetenschap. Cofinanciers nemen altijd deel aan de gebruikerscommissie.
Overheidsinstellingen kunnen diverse rollen spelen binnen TTW-projecten, te weten: (1) als onderzoekspartner (zonder recht op TTW-financiering), (2) als uitvoerder van een specifieke opdracht (conform markttarief) of (3) als gebruiker. Overheidsinstellingen kunnen als gebruiker optreden onder dezelfde voorwaarden als private gebruikers.
De te leveren cofinanciering door gebruikers moet bevestigd worden in een steunbrief. In deze brieven moet expliciet worden vermeld: 1) het belang van de onderzoeksaanvraag voor de organisatie, 2) het belang van het utilisatieplan voor de bedrijfsvoering, 3) de toegezegde financiële dan wel de gespecificeerde, gekapitaliseerde materiële en/of personele bijdrage(n), en 4) of de gebruiker voornemens is om (i) NWO-domein TTW het voortouw te laten nemen in het maken van IE-afspraken conform het geldende TTW-IE beleid, of (ii) eigen IE & publicatie-afspraken te maken met de betrokken kennisinstelling en gebruikers hierover. Zie ook de vereisten aan een steunbrief onder het kopje ‘Steunbrieven’ en onder de ‘Toelichting Intellectueel Eigendomsrechten & publicatie- afspraken’.
Het is mogelijk dat een gedeelte van het onderzoek wordt uitgevoerd door derden. Voorwaarde is dat de geleverde expertise in de vorm van mensuren niet reeds beschikbaar is op de kennisinstelling(en) en specifiek voor het TTW-project wordt ingezet. Voor personele ondersteuning door derden hanteert NWO-domein TTW vaste tarieven om het aantal ingezette mensuren (maximaal 1400 directe uren/jaar/fte) voor een senior of junior onderzoeker te kapitaliseren. Voor de actuele tarieven zie www.ttw.nwo.nl.
Voor toegezegde materiële middelen rekent u de kostprijs. Commerciële tarieven worden niet geaccepteerd. Voor toegezegde apparatuur houdt u rekening met reeds gedane afschrijvingen én de intensiteit van gebruik.
Toezeggingen in de vorm van de levering van diensten kan alleen als de dienst als identificeerbare nieuwe inspanning kan worden gevolgd. De dienst moet niet reeds beschikbaar zijn op de kennisinstelling(en) die het onderzoek uitvoer(t)en. Het kan voorkomen dat men reeds geleverde diensten (bijvoorbeeld een database, software of plantenlijnen) als in natura cofinanciering wil opvoeren. Acceptatie is in dit geval niet vanzelfsprekend. Hierover dient u contact op te nemen met NWO-domein TTW. In nader overleg wordt dan bepaald of voor deze levering een concrete waarde is vast te stellen.
NWO-domein TTW waakt voor oneigenlijke vermenging van geldstromen; cofinanciering kan nooit afkomstig zijn uit de eerste of tweede (NWO, KNAW) geldstroom. Cofinanciering kan daardoor ook nooit afkomstig zijn van de kennisinstelling van de (mede)aanvrager(s) of van instellingen die zelf bij NWO-domein TTW kunnen aanvragen.
Kortingen op (commerciële) tarieven voor o.a. materialen, apparatuur en/of diensten.
Kosten m.b.t. overhead, begeleiding, consultancy en/of deelname aan de gebruikerscommissie.
Kosten voor diensten die voorwaardelijk zijn. Er mogen geen voorwaarden gesteld zijn aan de levering van de cofinanciering. Ook mag de levering van de cofinanciering niet afhankelijk zijn van het al dan niet bereiken van een bepaald stadium in het onderzoeksplan (bijv. go/no-go moment).
Kosten die door NWO-domein TTW niet worden vergoed (bijv. klinische trials, kosten m.b.t. exploitatie van de resultaten uit het onderzoek, servicekosten apparatuur).
Kosten van apparatuur indien een van de (hoofd)doelen van de onderzoeksaanvraag is verbetering/meerwaarde te creëren van deze apparatuur.
In het geval er cofinanciering wordt geleverd door gebruikers is een steunbrief verplicht. NWO-domein TTW adviseert de aanvragers ervoor te zorgen dat de gebruikers met name het belang van het utilisatieplan voor hun bedrijfsvoering onderschrijven. De steunbrief dient te voldoen aan onderstaande vereisten.
De brief is geschreven op briefpapier van het bedrijf.
De brief is gericht aan de aanvrager.
De brief is opgesteld in het Engels.
De brief is volledig en correct geadresseerd.
De brief is ondertekend door een tekeningsbevoegde.
De in de brief genoemde financiële bijdrage is exclusief btw en wordt vermeerderd met btw (21%) aan NWO-domein TTW betaald.
Korte omschrijving over het bedrijf en de core-business (type bedrijf, grootte, welke dienst, producten).
Een verklaring dat het bedrijf geïnteresseerd is in, en zich wil committeren aan, het onderzoek.
Beantwoording van de vraag waarom het beantwoorden van de onderzoeksvraag van belang is voor het bedrijf. Hoe past deze oplossing in hun strategie?
Een korte verklaring waarom juist deze onderzoeksgroep en deze aanvraag support krijgen.
Wat het bedrijf concreet gaat bijdragen (incl. kapitalisatie) en waarom dit past in de onderzoeksaanvraag/planning.
Het nader specificeren van in natura steun, zowel uren (aantal en/of gebruikt tarief) als materialen (aantallen; kostprijs; tarief; percentage dat aan het project kan worden toebedeeld etc.).
Het bedrijf levert de omschreven bijdrage zonder aanvullende voorwaarden.
Het bedrijf verklaart en tekent ervoor de aanvraag gelezen te hebben.
Het bedrijf verklaart en tekent ervoor (actief) deel te zullen nemen aan de Gebruikerscommissie (GC).
Het bedrijf verklaart en tekent ervoor in te stemmen met de toepasselijkheid van de ‘Richtlijnen Gebruikerscommissie NWO-domein TTW’ (zie brochure op www.ttw.nwo.nl) op het project en haar uitvoering.
Indien van toepassing: Het bedrijf verklaart en tekent ervoor om samen met alle betrokken gebruikers en kennisinstellingen eigen Intellectueel Eigendomsrechten & Publicatie (IE&P-)afspraken te maken. Deel 3 van de ‘Richtlijnen Gebruikerscommissie NWO-domein TTW’ (zie brochure op www.ttw.nwo.nl) is op eigen IE&P-afspraken niet van toepassing.
Het format voor een steunbrief is te vinden op de website van NWO-domein TTW (www.ttw.nwo.nl).
Steunbrieven zijn onvoorwaardelijk en bevatten geen ontbindende bepalingen.
De vermelde bedragen in de steunbrieven moeten corresponderen met de bedragen in de opgevoerde begroting.
Voor indiening van een onderzoeksaanvraag is een kopie of scan van de brief voldoende.
NWO-domein TTW zal personen en organisaties die steunbrieven hebben getekend niet benaderen als referent (gedragscode belangenverstrengeling).
NWO-domein TTW zal na honorering van de onderzoeksaanvraag de gebruiker om een bevestiging van de cofinanciering vragen (“bevestiging verplichting derden”) en in relevante gevallen afspraken nader vastleggen in een overeenkomst.
Artikel 10
Toelichting gebruikers, cofinanciering en steunbrieven
Onderdeel van Richtlijnen aanvragen financiering wetenschappelijk onderzoek (doorlopend Open Technologieprogramma (OTP))· Onderwijsrecht
Deze tekst geldt sinds 26 juli 2017