Art. 16 Regeling archiefbeheer NZa — Overbrenging naar de archiefbewaarplaats /e-depot

1. De verantwoordelijke is belast met het overbrengen van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats. 2. De verantwoordelijke draagt er zorg voor, dat de over te brengen archiefbescheiden voldoen aan de normen goede, geordende en toegankelijke staat zoals de wet voorschrijft. 3. Een door de verantwoordelijke aangewezen medewerker maakt van de overbrenging een verklaring op die tenminste een specificatie van de over te brengen archiefbescheiden bevat. De RvB ondertekent de verklaringen van overbrenging. De verklaringen van overbrenging worden blijvend bewaard door de verantwoordelijke. 4. De overbrenging vindt naar behoefte plaats, maar niet later dan na de wettelijke overbrengingstermijn van 20 jaar. Indien een archiefbescheiden nog met regelmaat wordt geraadpleegd, is het mogelijk overbrenging uit te stellen. Hiervoor is op grond van artikel 13, derde en vierde lid, van de wet, een machtiging vereist van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. 5. De daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden kunnen door de verantwoordelijke in overleg met de beheerder van het Nationaal Archief ook vervroegd worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 6. Bij overbrenging van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 12 van de wet worden de bijhorende metadata overgebracht. 7. Ter voorbereiding op de overbrenging overlegt de verantwoordelijke met de unitmanager Juridische Zaken over het al dan niet stellen van beperkingen aan de openbaarheid na overbrenging. Dit zal in overleg met de beheerder van de archiefbewaarplaats plaats vinden. 8. De overbrenging van archiefbescheiden wordt vastgelegd in een door de verantwoordelijke ondertekende verklaring die specificaties van de archiefbescheiden en eventuele beperkingen aan de openbaarheid bevat. Een exemplaar van deze verklaring wordt gearchiveerd.

Overbrenging naar de archiefbewaarplaats /e-depot

Verwijzingen

Rechtspraak bij dit artikel